Microsoft 365へのワークフローの実装について

Microsoft Azure環境のメール・文書アプリケーションソフトと、文書共有ソリューションSharePointはセットで導入されることが多く、各社のクラウド環境移行・デジタルトランスフォーメーションをけん引しています。

これらのアプリケーション・ソリューションを利用することにより、ワークフローを便利に利用することができます。ワークフローは、Microsoft 365 メール・文書を対象として、SharePointとSharePoint DesignerおよびVisual Studioにより作成することができます。以下、実装のための基礎知識について解説します。

1.Microsoft 365に利用できるワークフローと作成ツール

Microsoft 365で利用できるワークフローは、
・Power Automateで作成するワークフロー
・SharePointおよび付属のワークフロー作成ツールで作成するワークフロー
の2つです。
Power Automateは以前「Microsoft Flow」と呼ばれ、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成し、ファイルの同期、通知の受信、データ収集などを行うツールでした。現在では、そこに※RPA機能の「UI flows」が追加され、豊富なテンプレートを用意して、より扱いやすくパワーアップしたワークフローツールとなっています。
エンドユーザー、開発者、IT管理者を問わず誰でも使えるよう、直感的に操作できるインターフェースでデザインされているので、操作性に優れています。フローのテンプレートを使い、指示通り入力すると、各種のアプリケーションのアクションをトリガーにしたワークフローの作成ができます。最新版のPower Automateでは以前よりもテンプレートが充実し、コーディングの知識がなくてもワークフローの作成が容易にできるように工夫されています。

一方、SharePoint付属ツールも、操作が比較的に簡単に行えます。特にユーザ向けのSharePoint Designerを利用すると、ユーザがコードを書かずに簡単にワークフローを作成することができます。Visual Studioは開発者向けですが、C++などのプログラミング言語でコードを書いて作成するのはUIに記載するコメントくらいで、その他は簡単な操作で、一段上の改装への差し戻し・合議承認などの複雑なワークフローも設定することができます。さらに、無料ツールのPower Automate（旧Flow）・ビジネスチャットのTeamを利用することにより、タスクの割り付け・承認・スケジュール設定まで、一気通貫に業務管理を行うことも可能です。Flowを使うと、Microsoft 365のメール承認のような簡単なワークフローを作成することができると同時に、SharePointで作成したワークフローとの連携も可能です。

※Robotic Process Automationのことを指す。日本RPA協会によると「人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組み」のこと

2.ワークフローでなにができる？

Microsoft 365でワークフローを扱うにあたって、Power AutomateとSharePoint付属ツールでは若干の差異があります。

Power Automateのワークフロー

Power Automateは主に、
・自動化されたフロー
・ボタンフロー
・スケジュールされたフロー
・業務プロセスフロー
・UIフロー(プレビュー)
の5つに大別されます。フローは「マイフロー」タブで作成し、管理できる他、携帯電話からPower Automateのフローを管理することができるので、出向先でのフローの変更、更新が可能です。またUI flowsを用いることで、さらなるタスクの自動化を図ることができます。

SharePointのワークフロー

SharePoint付属ツールは主に
・承認(承認のためのドキュメントまたはアイテムの回覧)
・フィードバックの収集(フィードバックのためのドキュメントまたはアイテムの回覧)
・署名の収集(署名を集めるためのドキュメント、ブック、またはフォームの回覧)
・3段階の状態管理(案件、プロジェクト、またはタスクの3つの状態(フェーズ)の追跡)
・発行の承認(校閲と承認のためのコンテンツ回覧の自動化)
の5つのフローに大別されます。

3.Microsoft 365のワークフローでできること

Microsoft 365では、大まかに2種類のワークフローを作成することができます。メール承認と、ドキュメント承認で、それぞれPower Automate /SharePointを使って作成します。

メール承認

Power Automateを利用すると、簡単なMicrosoft 365メールでの承認フローを作成することができます。

ドキュメント承認

SharePoint付属のツールで対象となるMicrosoft 365の文書を対象文書として指定、ワークフローを設定します。双方とも、一連のアクションを自動化して実行することができますので、ワークフローによる業務の自動化による効率化を狙うことができます。

4.実装の手順と方法

Power Automate・SharePointそれぞれを使ったワークフローの実装について、手順と方法を簡単にそれぞれご紹介します。ユーザ向け作成手順でできること、開発者向けの作成手順でできることは、それぞれ部内文書・社内文書におおむね相当します。後者は権限の管理も必要になりますので、権限の濫用も防ぐことができます。

Power Automateを使った簡単な承認フローの実装手順

Power AutomateからMicrosoft 365メール承認フローを作成する方法（基本作成方法）

⦁ Power Automateツールを使ったフローの新規作成・・・「一から作成」メニューボタンを押します。
⦁ トリガーを選ぶ画面が出てきますので、「メールの送信」を選択します。
⦁ 送信元（申請者）・送信先（承認者）の入力を行います。
⦁ 承認アクションとしてApprovalコネクタを利用し承認者・承認条件を入力します。
⦁ 最後にメール送信をアクションとして設定、保存ボタンを押します。

テンプレートからの作成

最新版のPower Automateでは、テンプレートが充実したので、一から作成を使うのではなく、テンプレートから選んでワークフローを作成することも可能です。テンプレートを選択する画面から、トリガーとなるアクションに対応するアプリケーション名のボタンを押します。そのあと、テンプレートが表示されますので、指示通りに入力することで完了します。

SharePointによる承認フロー（Microsoft 365メール・文書が対象）を使ったワークフローの実装手順

⦁ SharePoint側でのリスト作成・・・新規作成からリストを作成、リストを保存しておきます。
⦁ Power Automateツールを使ったフローの新規作成・・・「一から作成」メニューボタンを押します。
⦁ トリガーを選ぶ画面が出てきますので、SharePointを選択します。
⦁ アクションとなるトリガーを次の画面で選択します。
⦁ リストを作ったサイトのアドレス・リスト名を入力します。
⦁ 承認アクションとしてApprovalコネクタを利用し承認者・承認条件を入力します。
⦁ 最後にメール送信をアクションとして設定、保存ボタンを押します。

SharePointによるMicrosoft 365文書の承認フローの実装手順

ユーザ向け作成手順　Share Pointユーザ向けツールShare Point Designerを使用

⦁ ドキュメントを新規作成します。
⦁ 入力画面の指示に従い、URLで承認対象文書を指定します。
⦁ 同じ画面のフロー作成のプラットフォームをSharePoint　Designerとしてリストを作成します。
⦁ アクションの選択をします。アクションボタンを押し、「メールの送信」「ワークフローの状態を設定する」「タスクを設定する」などのアクション一覧から選択します。
⦁ アクションに紐づけられたテンプレートに承認条件をテンプレートの指示に従い入力します
⦁ 保存ボタンを押して完了です。

開発者向け実装手順　SharePoint開発者向けツールVisual Studioを使用

Visual Studioによるワークフローの作成ステップは下記の4ステップからなります。
⦁ アプリプロジェクトの設定・・・アドインを作成する形式でアクティビティを設定します。
⦁ ワークフローの整理・・・アクティビティをグルーピングします。下の図の画面の真ん中で、ドラッグ・ドロップをして、フローを並べ替える操作で簡単に整理できます。
直列処理、並列処理、レベルの整理すべて可能です。
⦁ 注釈の作成・・・アクティビティにC++などを使って注釈をつけます。UIにコメントを表示、承認時の注意事項などを表示できるようにします。
⦁ リストに値を入力します・・・申請者・承認者をあらかじめ設定するための値を入力します。申請者・承認者は、ワークフローの最初のアクションとして、データを一覧から拾って値を入力することも可能です。

Teamsを使って、チーム内のチャットと承認フローをつなげる

Teamsとスケジュール管理及びタスク管理ツールを使って、さらにワークフローを一気通貫に業務を管理するツールとして使うことができます。例えば、申請フローをFormsにより申請フォームを作成したうえ、すべて通知がTeamsに届くようにすることもできます。
Power Automateでのフロー実装手順について大まかに紹介しますと、
⦁ Formsでの申請フォームの作成
⦁ 申請情報をトリガーにしたPower Automateでのワークフローの作成
⦁ アクションにSharePointでの保存(2回)とTeamsへの通知(2回)を追加しそれぞれPower Automateのコネクタで連携
といった手順になります。メールでの通知の手順の代わりに、Teamsの通知を挟むといったイメージで、実際にアクションの設定にメールを設定する代わりにTerms IDの設定をする、といった具合に作業を進めます。

まとめ

現在Power AutomateとSharePointの双方でMicrosoft 365のメール・文書向け承認ワークフローを設定することができますが、これらは文書の承認だけでなく、各トリガーから自動的に動作する設定ができますので、業務を自動化するのに非常に役に立ちます。文書に限らず設定できること、また、ユーザが工夫してワークフローを作成することもできるので、管理者およびユーザのリードのためのマニュアル文書の充実などもIT部門の課題になっていくでしょう。