SharePoint Onlineとは？無料で使えるのか？
そもそもSharePoint Onlineってなに？
SharePoint OnlineとはMicrosoftがビジネス向けに提供しているサービスのひとつで、ファイル、情報共有サービスです。
SharePoint Onlineを使うことで、ファイルや情報をひとつのシステムに集約することができます。
情報を集約することで社内外問わず業務やコミュニケーションをより円滑に行うことができるようになります。
SharePoint Onlineとは？
SharePoint Onlineとは、一言で表すのは難しいですが、強いて言うならクラウド上でファイルの保管と共有を実現する個人用のクラウドストレージです。
データはすべてクラウド上にあるため、いつでも、どこでも、どのデバイスでもクラウド上のファイルを利用することができます。
インターネットにつながる場所ならどこでも情報共有ができますし、自動同期機能を活用することで、オフラインの状態でも情報共有することが可能です。
また外部ユーザーの招待機能も搭載されているので、取引先や協力会社とのファイル共有が簡単にできます。
権限設定もできるので社外秘の情報が漏れてしまう心配もありません。
最新のデータファイルが一元管理でき、SharePoint Onlineならクラウドにファイルを保存するだけで情報共有できます。30日間は削除されたファイルもゴミ箱からいつでも復元できるため、誤ってファイルを削除してしまったり、上書きしてしまっても問題ありません。一々バックアップを取る必要がなく、無駄にバックアップシステムを導入しなくてもシンプルかつコストパフォーマンスの面でも優れたファイツの共有が可能です。
利用するにはSharePoint Onlineの単体プランを契約するか、Microsoft 365を契約することで利用ができるようになります。
いくらかかるの？
SharePoint Onlineの単体プランは2種類あり、料金と機能比較は下記のとおりです。
| 機能名 | プラン1 | プラン2 |
|---|---|---|
| 月額料金 | 540円 | 1,090円 |
| チームサイト | ○ | ○ |
| 外部ユーザー招待 | ○ | ○ |
| コンテンツ管理 | ○ | ○ |
| Access Service | ○ | ○ |
| ワークフロー | ○ | ○ |
| 検索 | ○ | ○ |
| エンタープライズ検索 | – | ○ |
| 電子情報開示 | – | ○ |
| コンプライアンス対応 | – | ○ |
| Excel、Visio、infoPatd Forms Services | – | ○ |
| Business Connectivity Services | – | ○ |
基本の機能はどちらも提供されていますが、エンタープライズ検索機能やコンプライアンス対応機能などより高度な機能をカバーしているのはプラン2です。
単体プラン意外にもMicrosoft 365を契約することでSharePoint Online Onlineを使用することができます。
| 機能名 | Business Premium | Enterprise E3 |
|---|---|---|
| 月額料金 | 1,360円 | 2,180円 |
| Officeアプリケーション | ○ | ○ |
| オンライン版Office | ○ | ○ |
| SharePoint Online | ○ | ○ |
| OneDrive for Business | ○ | ○ |
| ワークフロー | ○ | ○ |
| 検索 | ○ | ○ |
| エンタープライズ検索 | – | ○ |
| フィルター検索 | – | ○ |
| 電子情報開示の検索 | ○ | ○ |
| 電子情報開示の保留 | – | ○ |
| 電子情報開示のエクスポート | – | ○ |
| コンプライアンス対応 | – | ○ |
| Excel、Visio、infoPatd Forms Services | – | ○ |
| Business Connectivity Services | – | ○ |
SharePoint Online単体を導入するより費用はかかりますが、Microsoft 365を導入することでビジネスメールのExchange OnlineやよくWEB会議に使用されるSkyp for Businssなどのコミュニケーションツールも利用できるようになります。
その他にも、デスクワークをしていれば、必ずといってもいいほど利用することになる「Word」「Excel」「Outlook」「PowerPoint」など必要不可欠なOfficeのアプリを利用することができます。
最新版の2016はもちろん、新しいバージョンがリリースされればいつでもアップグレードする事もできます。
Microsoft 365の無料トライアル
SharePoint Onlineのみの無料トライアルは残念ながら現在(2020/04/08時点)ではありませんが、Microsoft 365の無料トライアルがありますので気になった方はお試しで導入してみるものいいかもしれません。
Microsoft 365の無料トライアルでは実装されているはほとんどの機能を利用することができます。
無料トライアルで使用できるプランは上記の表で取り上げたプランのほかに、以下の2つのプランが使用できます。
- Business(※SharePoint Onlineは使えないので注意)
- Enterprise E5(※Enterprise E3のすべての機能が使用可能。+αの機能については割愛)
Microsoft 365のプランは他にもたくさんありますので、一度無料トライアルで使用してみて
SharePoint Online単体プランでいいのか、はたまた他のOfficeのアプリも併用して使うのか、料金、ストレージの容量などご自身に使用方法にあったプランを検討してみるのもいいかもしれません。無料期間は30日間で、期間終了後勝手に有料プランに延長されることはないのでじっくり考えられますね。
