SharepPointの掲示板機能って何だろう

SharePoint Onlineの掲示板機能を活用しよう

掲示板の活用方法とメリット

掲示板機能では社内や、同じチーム・部署のメンバーと情報の共有ができたり、コミューケーションをとったりすることができます。掲示板を使ってのコミューケーションはメールなどに比べ、スピード感のあるやり取りが可能です。また、複数人が同時にやり取りできる点も特徴でありメリットであるといえます。例えば、社内全体やコミュニティ全体へ発信したい情報があるとします。その情報に対しての意見を求める場合、掲示板機能が適しているといえるでしょう。具体的には、社内イベントの意見収集、業務内容変更についての意見収集、機器やソフトの使い方について質問・便利な機能などについての情報共有など様々です。会議室などで会議という名目で行われる面と向かった話し合いなどとは違い、発言するハードルが低いためより多くの意見を求められるのではないでしょうか。また、具体例に挙げたような「会議を開くには弱いと思われる話題」「優先度が低い話題」「規模の小さな話題」などは掲示板での意見収集が役に立ちます。

SharePoint Onlineではそんな便利な掲示板を管理者となっている人物が簡単に作成できるような機能が備わっています。

SharePoint Onlineで掲示板機能を作成するには

SharePoint Onlineでは様々な方法で情報やドキュメントの共有が可能ですが、その中の機能の1つにあるのが掲示板作成機能です。SharePoint Onlineで掲示板を作成するには、「アプリの追加」から行うことが出来ます。アプリの追加をクリックするとSharePoint Onlineの様々な機能が一覧で表示されますが、その中に「ディスカッション掲示板」という項目あります。掲示板作成で使用するのはこの機能になります。

最初に作成するときは掲示板の名前から設定します。複数の掲示板を作成する可能性もありますので、その掲示板が誰に向けられたものなのかなど一目で認識できるような分かりやすい名前が望ましいでしょう。例えば、単純な「掲示板」というタイトルよりも、「社内掲示板」「〇○プロ弱と担当者掲示板」など具体的な方が使用する側としても管理する側としても分かりやすいといえます。名前を入力し、作成をクリックするとそれだけで掲示板の作成が完了します。サイトコンテンツから確認するとコンテンツの一覧に作成した掲示板の名前が追加されているのが確認できます。早速作成した掲示板をクリックしてみましょう。

「新しいディスカッション」からは新規の投稿をすることが出来ます。分かりやすく言うと新規のスレッド作成ということになりますね。新しいディスカッションをクリックすると件名と本文が入力できる画面になります。早速そこに入力し投稿してみましょう。実際に機能を使う時は掲示板の名前同様、件名は具体的なものにすることが望ましいです。誰の意見を求めているのか、ディスカッションしたい内容についてなどが分かる状態が良いですね。抽象的だとせっかくの掲示板が使い勝手が悪いものになってしまいます。

投稿が完了したら、その投稿に対する返信も試してみてください。投稿と返信の方法、それからそれぞれがどのように表示されるかが分かりましたね。

SharePoint Onlineの掲示板機能でできること

SharePoint Onlineの掲示板機能では投稿と返信のシンプルな機能のほか、よりコミュニケーションに役立つ機能が備わっていますのでそちらを紹介します。

まずは、「評価機能」と「返信数の表示」です。返信数の表示は、作成されたスレッドに対して何件の返信があったのか一目で確認することができます。スレッドの数や意見が多かったり、スレッドごとの返信数を見比べたかったりするときに役立ちそうですね。投稿に対してどれだけの意見が集まったのか、昨日と比べてどれだけの意見が追加されているのか、投稿者にとっては重要な情報となりますので、集計が簡単にできることはうれしいことでしょう。

評価機能は投稿に対しての簡単な反応として「いいね」や「星マーク」による評価を行うことが出来ます。収集された意見に対してコメントをするよりも早く簡単に反応を示すことが出来ます。いいねは賛同していることや、同感であることについての簡単な意思表示となります。星評価は投稿に対する評価が一目で分かるよう可視化することができます。

評価機能と返信数の表示は両方とも「リストの設定」から実装することが出来るようになっています。リストの設定をクリック後、全般設定の中の「評価の設定」という箇所をクリックしてください。評価の設定を「はい」、評価の種類を「いいね」もしくは「星評価」から選択しチェックを入れてください。すると掲示板画面に返信数といいねを追加することが出来ているのが確認できます。

さらに、いいねや星評価は集計することができますので、どれだけの反応があったのか、星評価の内訳はどうなっているのかなど確認することが可能です。集計するには掲示板の画面から設定をクリックし、「webパーツの編集」を選択します。すると「リストビュー」という画面が表示されるのでそこから「いいね集計」を選びOKを押下します。すると件名と同じ並びにいいねの集計結果が表示されます。このままでは見づらいのでビューの変更を行い見た目の設定をしていきます。

ビューの変更では見えている項目の編集ができます。ここから表示する項目(例えばタイトル、登録者、投稿日時の3つ)を選択しチェックを入れます。この時並び順も一緒に設定することが出来ますので任意の順番に設定します。OKで保存して結果を確認してみてください。だいぶ見やすさが変わってきます。

さいごに

このようにSharePoint Onlineでも意見収集で活躍する掲示板の作成が可能であることが分かりました。掲示板は様々なコミュニケーションの手段の一つですが、他の方法では補えないメリットがたくさんあります。SharePoint Onlineをすでに導入している場合は掲示板機能はぜひ使ってみるべきですし、これからSharePoint Onlineの導入を考えている場合は掲示板機能を使えるという点も導入する理由になりえるでしょう。SharePoint Onlineの掲示板をスピーディかつ活発な意見交換に役立ててみてください。