SharePointの外部リストとは？

外部リストについて

皆さんは、SharePointで外部リストを作成された経験はありますか。SharePointを利用されている方は、リストを使ってさまざまなデータを管理したり、共有することができますよね。通常のカスタムリストも素晴らしい機能ですが、SharePointにはまだまだ良いところがあります。それが外部リストです。外部リストとは、SharePointの主な構成要素の一つで、簡単に説明すると、SharePointリストを使用し外部データを読み書きする事が出来る便利な機能なのです。そこで今回はSharePointで外部リストを作成する方法についてご紹介致します。

作成するにあたって

外部リストを作成する＝外部データを使用するという事になります。外部データを使用する際に、データを安全にアクセス出来るように、いくつかのタスクを実行する必要があります。ユーザの方もしくは組織内の管理者は以下の手順を行う必要が出てきますので、順にご説明致します。

※少し難しい用語(※がついた用語)に対しては、記事の最後の「参考」にてご確認くださいませ。

◆外部データの権限を設定する

適切に許可されたユーザがデータにアクセスでき、かつ不適切なユーザの手に渡らないようにしなければいけません。そのため、管理者はアカウントを作成してデータベースへの権限を設定する事が必要です。

◆※Secure Store Serviceを構成する

管理者は、外部データに最適なアクセスモードの設定やアプリケーションに対する資格情報の設定を行う必要があります。

◆※Business Connectivity Serviceを構成する

管理者は、外部コンテンツタイプを作成したユーザにBusiness Connectivity Serviceへのアクセス許可を与えると共に、外部リストの基礎になる外部コンテンツへのアクセス権を適切なユーザに与える必要があります。
※外部コンテンツタイプを作成する

ユーザは外部コンテンツタイプを定義する必要があります。

SharePointで外部リストを作成する方法

※外部リストを作成する為には、そのサイトの投稿権限を持っている必要があります。

1,［設定］メニューの歯車マークで［全てのサイトコンテンツの表示］を選択し、［作成］をクリックします。

2,［フィルター］カテゴリの［リスト］の中で［外部リスト］を選択し、［作成］をクリックします。

3,外部リストの［名前］を入力します。※名前は必須です。

4,外部リストの［説明］を入力します。※説明は省略可能です。

5,サイド リンク バーにリンクを追加するには、［ナビゲーション］セクションで［はい］が選ばれている事を確認します。

6,［データソースの構成］セクションで、外部コンテンツタイプを選び、以下のいずれかの操作を実行して外部リストのデータソースとして使います。

・リストの名前を入力する場合、［外部コンテンツタイプが存在するかどうか確認します］を選択して、正しい名前が入力された事を確認します。

・外部コンテンツタイプの名前が不明又は外部コンテンツが複数ある場合は、［外部コンテンツタイプを選びます］をクリックします。

7,［作成］をクリックします。

外部リストのビューを作成する方法

1,サイド リンク バーで、ビューを作成する外部リストの名前をクリックします。

2,［リスト］→［ビューの作成］の順にクリックします。

3,新しいビューの基にするビューとして、標準ビュー、既存ビューなどのビューオプションをクリックします。

4,［ビュー名］ボックスに、ビューの名前を入力します。

5,作成するビューを外部リストの既定ビューにする場合は、［このビューを規定にする］を選択します。※規定ビューにするのは、パブリックビューだけになります。

6,対象ユーザセクションの［対象ユーザの表示］で、［個人用ビューを作成する］もしくは［パブリックビューを作成する］のどちらかを選択します。

※［パブリックビューを作成する］を無効にした場合、外部リストに対してパブリックビューを作成するために必要な権限が与えられない場合があります。

7,列セクションで、ビューに使う列を選び、不要な列は選択解除します。

8,選んだ列の横のドロップアンドリストで、ビューに表示させる列の順序を選択します。

9,データソースフィルターセクションで、入力出来る値がある場合、入力します。

10,ローカルで並び替えやフィルター操作、グループ化、集計などのビューのその他の設定を構成し、［OK］をクリックします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。外部データをSharePointで読み書きすることができるため、業務の運用の改善にも大きく役に立ちます。しかし、外部リストを作る＝外部データを使う事になるので、アクセスを許可していないユーザの手に渡ってしまうといった危険性もあります。そんな事を防ぐ為にも、作成する前に事前にきちんとSharePointの外部リストについて学んでおく必要があります。是非今回の記事を通して、少しでも外部リストについて知って頂けたら幸いです。