マイクロソフト〜シェアポイント(SharePoint)とは〜

・はじめに

皆さんシェアポイント(SharePoint)というサービスをご存知でしょうか。近年IT技術の発展により様々なサービスが目まぐるしい速度で世の中に浸透しているので「そんなの知らない」という方も多いのではないでしょうか。今回こちらの記事で紹介させていただくのは、情報共有やファイルの共有サービスとして認知度が上昇してきた、シェアポイントというサービスです。
こちらの記事では、そのシェアポイントについての概要や、他の類似サービスとの違い、メリット・デメリットについて紹介させていただきます。

・シェアポイントの概要

マイクロソフト社が企業向けに提供しているサービスは非常に多く、人によっては混同することも多いのですよね。その中で今回紹介するシェアポイント。実は、10数年も前から世に出ているサービスなので、名前くらいは既に知っているという方も案外多いのではないでしょうか。ではここからは、実際にシェアポイントがどのようなサービスなのか、その概要について書かせて頂きます。

冒頭でも書いたとおり、シェアポイントは簡潔に説明するとファイル、情報の共有サービスです。
シェアポイントを利用することで、業務に必要なファイルや、その他の情報を一つのシステムに集約して管理することができます。そうすることで、個人や組織を問わず情報共有が円滑かつ効率化され業務効率の向上に繋がります。具体的な重要機能については以下で項目ごとに紹介します。

チームサイト

ポータルを簡単に立ち上げることが可能です。また掲示板などの情報共有のスペースをチームごとに作成することができます。あらかじめテンプレートも用意されているので、初めての方にも簡単に作成できます。

ワークフロー

メールでのコミュニケーションでは、煩わしく、管理もしづらいような複雑なワークフローでもシステム上で完結するようになります。

エンタープライズ検索

管理している情報が増えても、全文検索でシステム上の情報を容易に見つけることができます。

コンテンツ管理

ライブラリやリストを管理する機能です。
ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書など様々な書類の保管と管理を行うことができる上に、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をシェアポイント上で誰でも簡単に作成することができます。また予定表などの情報もデータベースとして管理・編集することが可能です。

アンケート

だれでも簡単に作成・集計できるアンケート機能を使えば、チームメンバーの声を吸い上げ、反映させることができます。

外部共有

外部のユーザーを招待することで、チームメンバー以外の人ともファイルや、情報の共有が可能になります。

簡単に主要機能を紹介させていただきましたが、これらの機能により情報の共有や管理が最適化され業務上の無駄な作業や、それに要する時間は大幅に削減されることになるでしょう。

・料金プラン紹介

ここからは、シェアポイントの導入を検討頂いた方へ、シェアポイントの料金プランについて紹介させていただきます。

・SharePoint Onlineプラン1(月額540円)
 利用できるアプリケーションはSharePoint/OneDrive
・SharePoint Onlineプラン2(月額1,090円)
 利用できるアプリケーションはSharePoint/OneDrive
・Microsoft 365 Enterprise E3(月額2,180円(半年契約))
 利用できるアプリケーションは
 Outlook/Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Publisher/
 AccessExchange/OneDrive/Skype for Business/SharePoint/
 Microsoft Teams/Yammer/Delve

プラン1とプラン2の違いは容量ですが、Enterprise E3ですと、シェアポイント以外にも、様々なオフィス製品を利用出来るようになります。とは言うものの、プラン1でも機能としては、前章で紹介したように十分な内容となっておりますので、中小企業での利用に関してはプラン1でも全く問題ありません。
より詳しい内容をお求めの方については、下記に公式HPのURLを貼っておきますので、ご参考に。
https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/compare-sharepoint-plans

・まとめ

いかがでしたでしょうか、今回は簡単にではありますがシェアポイントの紹介をさせていただきました。この時代、多くの企業がITツールを取り入れて業務の効率化を図っています。そのためのツールの一つが今回紹介したシェアポイントです。その魅力が少しでも伝わると嬉しいです。

シェアポイントを導入することで、情報管理の円滑化やコミュニケーションコストの削減、情報管理ミスの防止など様々なメリットがあります。未だに情報をすべて書類などアナログで管理していることは「時代遅れ」と言わざるを得ません。そういった企業様には業務の効率化のキーとなることでしょう。業務内容を考慮し、最適なシステムを選択できる。こちらの記事がその一助になれれば幸いです。

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