SharePointの使い方とは？SharePointを活用する使い方を解説します

はじめに

この記事を読んでくださっている皆様は、SharePointを導入したいもののあまり使い方が分からないと感じているのではないでしょうか？オンラインでの作業を効率化することが非常に重要になってきている世の中において、SharePointを理解し、使いこなすことは重要です。

SharePointは組織内でのファイルの共有や情報共有をすることができるナレッジマネジメントツールとして有名ですが、使い方が分かっていないと思うように使いこなすことができないサービスでもあります。SharePointを導入した上で、組織・グループ内での作業を効率よく円滑に進めるためには、SharePointの使い方をよく理解し、うまく使いこなすことが大切です。

現在、リモートワークという働き方も増えているこのような状況の中でオンラインで完結できる作業やオンライン上でのコミュニケーションを考慮することは必要不可欠になっています。その際にSharePointには使いやすい機能がたくさん備わっており、使い方によっては業務効率を最大限アップさせることができる素晴らしいサービスです。今後もリモートワークやオンラインでの作業は益々増えていくことが予想されるので、SharePointについて理解しておくというのは非常に良いでしょう。

では、ここからSharePointの様々な使い方についてご説明します。SharePointを導入したい、SharePointの使い方が知りたいという方は、是非参考にしていただければ幸いです。

SharePointを使い始めるにはどうすればいいの？

普段皆様も使っているであろうWebブラウザさえあれば、SharePointを利用する環境が整ったも同然です。GoogleChromeや、MozillaFireFox、MicrosoftEdge、InternetExplorerなどの皆様にも馴染みの深いようなWebブラウザが用意できれば、すぐに利用することができます。

今からSharePointを導入しようとしている方は、はじめにMicrosoftのMicrosoft 365を導入する、もしくはSharePointServerを導入する必要があります。無事に導入できたら、次にMicrosoft 365、またはSharePointServerにサインインしていきます。

もちろん、SharePointを導入しただけでは作業は始めることができません。まずはWebサイトを作成する必要があります。SharePointのスタートページからWebサイトを作成してみましょう。なお、ポータルサイトを作成したい場合は、Microsoft 365のグループを作成することでSharePointのチームサイトも作成が可能になります。また、SharePointServerを使っている場合には、さらに複数の種類のサイトも作成することが可能です。

SharePointはどんな使い方ができるの？

SharePointには実にたくさんの使い方があります。その中で主な利用方法は、複数のユーザー同士でのファイル共有や情報の共有です。SharePointとは、同じファイルを複数のユーザーで閲覧できるように共有するシステムサービスです。SharePointにファイルをアップロードすることによって、ユーザーそれぞれの端末から同じファイルを閲覧することができ、組織内で情報を共有することができるようになります。

SharePointではファイルの共有・情報の共有以外にも、複数のユーザーが同じファイルを共有することが可能です。そのため、共有している人全員が必要な情報の追加や修正、編集などといった共同編集も可能です。
共同編集が可能になることによって、組織単位でのプロジェクト進行を効率よくスムーズに進めることができます。直接オフィスに出勤せず自宅にいながらでも、共有している他のユーザーとも繋がることができます。そのため、SharePoint上でのコミュニケーションもスムーズに行うことができ、プロジェクトをより効率良く進めることができるでしょう。オンライン上で作業をすることが増えている昨今の状況では、オンライン上でグループ全員がスムーズにプロジェクトを進行することが重要です。SharePointが導入されると、メンバー同士が異なる場所にいながらのコミュニケーションはもちろん、共同編集をはじめとする作業効率化が図れるのが大きなポイントです。

SharePointを基準にしたチーム全体のワークフローもスムーズに行うことができるうえ、ExcelやWordなどのofficeツールや外部サービスとの連携もでき、様々な使い方が実現できます。SharePointには他にも色々な特徴があるので紹介していきます。

チームごとにポータルサイトを作成することができる

SharePointは一つの会社だけでなく、部門や部署、チームごとにポータルサイトを作成できるのも大きな特徴の一つです。一つの会社単位で使用するとなると様々な情報が複雑に入り混じってしまい、様々なトラブルに発展する可能性があります。しかし、SharePointを利用すれば、そのようなトラブルを起こす心配は全くありません。

基本的に、社内全体で情報を共有する場合は一つのポータルサイトで十分ですが、利用者を細かく分けたい時は別です。SharePointでは、部門・部署、チームごとにポータルサイト(プロジェクト)への入口を作成することができるため、情報が別の部署に漏れてしまったり、誰かに不要な情報を盗み見られることもありません。迷わずに、そして不安にならずに自分のチームで共有しているプロジェクト内で作業が可能です。入り口を細かく分け、部門・部署ごとに入り口を変えることで、セキュリティの観点からより安心して利用することができるようになります。

さらに、SharePoint上には様々なテンプレートが用意されているのでプロジェクトの土台が作りやすくなっています。そのおかげでチーム内での共同作業を開始する際に、よりスムーズに作業に取り掛かることができます。

新しいポータルサイトを作成するには、SharePoint管理センターに接続する必要があります。Office管理センターの上部の「管理者」をクリックし、SharePointを選択します。次にメニューから「新規」をクリックして作成する対象を選択し、あとは手順通りに作業を行うことで、簡単にポータルサイトを作成することができます。

コンテンツを管理する機能

SharePointにはコンテンツ管理機能があります。ドキュメント、画像などのファイルの共有mももちろん可能です。さらに、予定表・請求書、発注書など、チームで共同作業する可能性が高い書類の作成や保管・管理も同時に行うことができます。

SharePoint内にアプリを追加することも可能です。アプリを追加することで掲示板やアンケートフォームも簡単に作成できます。SharePoint内で作成した書類やファイルなどはデータベースに保存して管理できるので、複数人で作業をしていても必要な情報は簡単に共有することができます。

SharePointのシステム上でワークフローができる

部門や部署といったチーム内で作業を行う場合、必ず発生するコミュニケーションをSharePoint上で完結できます。ワークフローを導入しない場合、メールなどを使ってチーム内の全員で共有をするとなると情報が複雑化しやすく、チーム内でのやりとりが煩雑になってしまいます。

本来ワークフローは、業務処理の改善を行う、ミスを無くす、進捗管理もできる、など様々なメリットがあります。しかし、組織全体がメールなど手動で行うワークフローで情報共有を行おうとしている場合、それぞれの管理や業務の流れが円滑に進まず、煩雑化しやすいという欠点が発生します。

SharePointでは、SharePointを媒体にして全てのユーザーとのやり取りを、SharePoint上で行えるので、業務の流れ(ワークフロー)をシステム上で明確にしておくだけでチーム全員で同じ情報が共有できます。これなら情報が複雑化せず勘違いも生まれにくいので、業務の流れがチーム全体で把握できるようになり、業務がスムーズに進みます。

検索機能も搭載されている

SharePointは検索機能も充実しています。システム上で知りたい情報を探す場合、検索機能を活用すると知りたい情報を簡単に見つけることができるので、作業効率化、円滑化を促進させてくれます。

他のofficeツールとも連携できる

SharePointの最も有名な特徴の一つとも言えるのが、ExcelやWordなど他のofficeツールと連携していることです。SharePointだけでなくofficeツールを使って業務を行う場合も必ずと言っていいほどあるでしょう。それらのofficeツールをユーザーそれぞれが別々に共有して編集するのは、時間と手間がかかってしまいます。しかし、SharePoint上ならExcelやWordなどのofficeツールと連携することにより、SharePoint上でExcelやWordなどのファイルを共有・編集が可能になります。たとえばファイル内で追記や修正などがあった場合にはSharePoint上で追記や修正に対して指示できるので、一体的な作業が可能になるでしょう。無駄を無くしたスムーズな作業を実現させてくれるというのがSharePointの賢い使い方です。

他にも、TwitterやFacebookなどのSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)とも連携できることに加えて、タスク・進捗管理サービスやノンコーディングアプリ開発、動画共有サービスなどの外部サービスとも連携することが可能です。

SharePointの大まかな使い方

SharePointの大まかな使い方は、以下の通りです。

①SharePointにファイルをアップロードし、チーム内で共有ファイルにアクセスできるようにする
②ドキュメントライブラリ内にあるドキュメントを開く
③同じドキュメントを共有してチーム内で共同編集する
④ドキュメントをチーム内で連携する
⑤サイトを共有・連携する
⑥ポータルサイトの作成
⑦リストかライブラリのどちらかをチームサイトに追加する
⑧ドキュメントを変更しつつ、旧バージョンのドキュメントを保存する
⑨検索する
⑩組織全体での情報の共有・連携

大まかな使い方は上記の通りですが、カスタマイズ次第ではさらに様々な機能を搭載することもできます。いずれも簡易的な操作でポータルサイトやファイルなどを共有することができるため、導入しておいて損はないでしょう。

SharePointといえばMicrosoft 365というサービスが出てきますが、これはSharePointの機能に加え、プランによってExcelやWordなどのOfficeツール、オンラインストレージなどの機能も備わっています。他にもオンラインで会話ができるツールやチャット機能もあるので、色々な機能をカスタマイズし、使い方次第ではSharePointがより便利になるでしょう。SharePointを導入することによって、コミュニケーションにかかるコストを削減することができるので、様々な業務上で起こるミスや、ユーザー間のコミュニケーション不足によるヒューマンエラーなどを無くせるなどの多くのメリットがあります。

まとめ

ここまで紹介したように、SharePointにはさまざまな使い方があります。その中でもおすすめの使い方は、部門・部署、チームごとにポータルサイト(プロジェクト)への入口を作成した上で利用者を限定したポータルサイトを作成し、業務をチーム内で共有することです。組織全体で情報を共有するとなった場合の基盤構築としては十分に利用することができる、セキュリティの観点から見ても安心のサービスです。SharePoint上のコミュニケーションをスムーズにし、業務全体を一体的に行うことができるワークフローの構築や、情報を簡単に検索することができる検索機能、加えてExcelやWordなどとの連携や外部サービスとの連携など、業務効率をさらに加速させるための機能がたくさん用意されています。カスタマイズすることができれば、さらに使いやすくなるでしょう。

また、データベースでの管理や書類の管理、アプリを追加することによって可能となるアンケートフォームの設置、掲示板を作成できるなど、コンテンツが豊富にあるのも魅力の一つでしょう。オンライン上でのコミュニケーションの効率化や、業務の効率化、円滑化の促進を図りたいと思っている方はSharePointの導入を視野に入れても良いのではないでしょうか。

最後に

今回はSharePointについて紹介させていただきました。
何かとオンラインで対応することが増えている今の状況でいかにチーム全体の業務効率をあげていくかは、どのナレッジマネジメントツールを利用するかが重要になってきます。カスタマイズ性・使いやすさ、データの管理など、考慮しなければならない点はたくさんあるので、色々なナレッジマネジメントツールを比較してみるのがおすすめです。