コミュニケーションサイトをSharepointで作る！メリットとデメリット

今回はMicrosoft SharePointでコミュニケーションサイトを作成するメリット・デメリットについて調べてみました。「SharePointを使ったことがない」という人でも、わかりやすいように一から解説していきたいと思います。社内でコミュニケーションサイトを新しく作成しようと考えている人はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft Sharepointとは？

Microsoft SharePointは、Microsoft 365で提供されるサービスの一つです。Microsoft 365 の中では、WordやExcel、Power Pointを普段から使っているという人は多いでしょう。

SharePointは、ファイルや情報の共有を目的とした企業向けのサービスです。

SharePointは使い方によって、様々な機能を利用することができます。ここからは具体的な使用方法を見ていきます。まず、基本的な使用方法として、ファイルのアップロード・共有があります。あるファイルをSharePointにアップロードすると、アクセス権のある複数名のユーザーが、同時にそのファイルを操作することができます。ファイル共有機能に関しては、Drop BoxやGoogle Driveと似ていますね。

SharePointでも、複数名で会議の議事録を記録したり、提案書を同時に操作することができます。SharePointにはたくさんの機能があります。

Share Pointでできること

コミュニケーションサイトとチームサイトの違いは？

サイトを作成することができるツールがSharePointには二種類あるということがわかりました。次に、それぞれの違いを見ていきましょう。最大の違いは、公開対象です。どちらも、SharePoint上のサイトを活用することで、その場にいなくても内容を共有することができ、時間や手間などの、コミュニケーションコストを減らすことができます。コミュニケーションサイトでは、少数メンバーがコンテンツを作成・投稿します。

一方でコミュニケーションサイトの内容は大勢のユーザーが閲覧することができます。チームサイトでは、特定のプロジェクトに関するコンテンツを、チームのメンバーとSharePoint上のサイトで閲覧できます。チームサイトは、作成と閲覧を行うのが、チームメンバーのみである場合に適しています。

では、ここからはSharePointを使ったコミュニケーションサイトの作成についてに細かく注目していきます。

SharePointのメリット・デメリット

SharePointの最大の魅力は連携性の高さだと言えます。Microsoft 365ツールとの相性がよく、Microsoft 365を導入した企業のほとんどが社内のポータルサイトをSharePointで作成しています。しかし、その特徴ゆえに、コミュニケーション機能ではofficeユーザーがログインして使用するため、誰がコメントをしたのかということがわかってしまいます。この点は、匿名性を重視している企業ではデメリットともなってしまいます。

一方、最大のデメリットがデザイン性に乏しいところです。Web社内報では、情報を素早く効率的に閲覧することが重要です。そのためには誰にでも見易く、感覚的に操作できる画面設計が好まれますが、標準のインターフェースではデザイン性が低いので、ユーザーフレンドリーな設計とは言えません。使いやすいものにするためにはカスタマイズが必要でしょう。インターフェースの自由度の低さが気になるという人には、あまり向かないかもしれません。

とは言え、アプリ以外の方法で簡単に社内ポータルコンテンツを作成したいという場合に最も適した方法であると結論づけることができます。 officeツールはほとんどのビジネスパーソンが持っているソフトです。組織内でのやりとりを円滑に進めるための手段として、SharePointはこれからも注目されていくでしょう。

まとめ

SharePointでコミュニケーションサイトを使用する場合のメリット、デメリットは確認できましたか？先ほどご紹介したものは、組織の形態によっては一概にデメリットとは言い切れないものでもあります。まずは自分がSharePointのコミュニケーションサイトを導入したい組織で「どのようなコンテンツが求められているのか？」という課題意識をはっきりさせることが大切です。ぜひ、参考にしつつSharepointを有効活用してみてください。