sharepoint workspaceでできることとは？

アメリカ国内ではSharePointが非常に普及し事例をネットで見つけることも簡単にできるのに比べると、日本では公開されている事例があまり多くはありません。これは、SharePointが社内ポータルを作成するのに向いているツールであることから、わざわざ社外に公開される機会がないためかもしれません。SharePointの導入を検討している多くの企業が具体的なSharePointの活用方法を明確にイメージしにくいという問題点があります。今回はSharePoint workspaceでできることをわかりやすく説明していきたいと思います。

SharePoint workspace とは

SharePoint workspaceは旧「Microsoft Office Groove」の次世代バージョンです。

チームメンバー間のやりとりをシームレスで効率的に、そして安全性を保持したまま可能にするデスクトップソフトウェアとして登場しました。 workspaceを作成すると、コンテンツの同期・情報の収集、ファイルの共有、グループディスカッシ ョンなどの作業が簡単になります。 SharePoint workspace は、Groove 2007 よりもコラボレーションの領域がさらに広がったことが大きな特徴です。

SharePoint workspaceには、ユーザーの作業効率や生産性向上のためのMicrosoft Office Fluent UIが採用され、簡単に作業が始められるようなインターフェースになっています。SharePointサイトの使用に慣れているユーザーはもちろん、これからSharePointを使い始めたいという人でも、感覚的に操作することができます。セットアップは簡単で、専門知識がなくてもすぐに作業に取り掛かることができるのも魅力です。

そして、SharePoint サーバーとの連携が強化されることで、 SharePointサイトと個々のパソコン上のワークスペースの両方で、Sharepointのコンテンツを一度に同期できるようになりました。SharePointは社内システムとして構築するサーバー製品と、Google Driveやdrop boxなどのようなクラウドサービスの二種類があります。
大きな違いはサーバー設置が必要かどうかです。前者はサーバーの設置が必須になりますが、SharePoint onlineはクラウドサービスのためサーバーを必要としません。仕組みとしては、マイクロソフトの持つサーバーを利用している形で、サーバーを運用する必要がなく、コストや手間が大幅に削減されることから導入率が伸びていきています。一方、SharePoint Serverは古くから提供されていることから根強い人気があります。

SharePoint workspaceは、オフラインでもSharePoint内のコンテンツに接続することができます。SharePointのサーバーに接続している場合は、サーバー・ワークスペースのコンテンツが自動同期されます。接続していない場合は、サーバーに次回接続したときに変更が反映されます。オフライン環境では、作業に必要なワークスペースのデータはユーザーのパソコン内に保存して作業を続けます。リモートワークでの作業で、オープンネットワーク環境を使用してデータが漏洩しないか不安、という方もいるのではないでしょうか。オフラインでも作業環境が確保できるということは、安全にデータを操作したいという時にも役立ちます。また、オンラインで同期する場合の送信データは更新部分だけなので、ネットワークへの負荷を少なくすることができます。

SharePointでできること

SharePoint workspaceで共同作業を行うには、まずはワークスペースを作成する必要があります。ワークスペースとは、SharePointサイトのリスト・ライブラリからコンテンツをダウンロードして同期したり、ファイルを共有したりできる場所のことです。

SharePoint workspaceではSharePoint サイトと同期させる他に、リストアイテムの操作などができます。リストツールを使うと、 ユーザー設定のカスタムツールを作成できます。

予定表ツールでは、ワークスペースのメンバーが会議のスケジュール作成、出席の管理、議事録の作成など会議の流れを管理できます。SharePoint onlineにはアンケート機能が標準設定として備わっています。アンケート機能を利用すれば、社内の意見収集も一度に簡単に行うことができます。回答形式は、選択肢からの選択・数値入力・自由記述など、さまざまな方法が利用できます。GMicrosoft 365を導入している環境であれば、googleフォームなどでわざわざアンケートを作成していた手間も、ぐっと短縮することができます。
また、会議のスケジュール調整機能など、チームで作業を共有するために必要なコンテンツが全て揃っています。Officeのアカウントでたくさんの機能を一括管理することができるのは、データ管理の観点からも効率的だと言えます。

ワークスペースツールについて

SharePoint workspaceのワークスペースで利用できる機能について説明します。

ドキュメントツール

ドキュメントツールは階層形式のフォルダー構造になっており、ドキュメントの保存と管理ができます。ドキュメントツールで管理されているドキュメントは、ファイル形式に対応するそれぞれのアプリケーションで開くことができます。SharePointワークスペースを使用する時は、ドキュメントツールとSharePointサイトのドキュメントライブラリは同じ場所を指しています。

ドキュメントツールに作成・追加できるドキュメントの種類は、SharePointサイトで定義されたライブラリの設定により決められています。また、システム管理者は追加できるファイル形式を制限することも可能です。

SharePointサイトのリストアイテムの追加や編集、削除がしたいときは、InfoPath Fillerを使用します。しかし、InfoPath Fillerは、Microsoft Office 2013に組み込まれたInfoPath 2013を最後に開発・提供が終了しました。2013年以降はMicrosoft Accessのフォーム機能とMicrosoft Flow、Microsoft PowerAppsへ移行することで、同様の機能を使えるようになっています。

まとめ

このように、たくさんの機能があるSharePoint workspaceは、誰でも初めから使えるように設計されたコンテンツになっています。また、ユーザーの層が厚いので、使い方に迷った時もたくさんの情報をネット上で見つけることができます。導入を検討している場合は、ぜひこの機会に始めてみてはいかがでしょうか。