Sharepoint カスタムリストとは？基礎知識から活用方法までご紹介！

カスタムリストと聞くと自分で設定するリストのことかな、と想像できますが、実際も近い形態になっています。Excelで作るようなデータリストを、Microsoft 365の機能内でより簡単に作成・共有することができるようになるコンテンツだと考えて良いでしょう。今回はカスタムリストの機能を詳しく調べてみました。

カスタムリストとは

SharePointが提供するカスタムリストという機能は、名前の通り自分でカスタマイズが可能なリストのことです。Excelは多くの人が一度は使ったことがあるソフトではないかと思います。Excelを使うと、関数を使用したデータの作成や作成したデータをグラフに表すことできます。Excelの機能をSharePoint上で使用することで、データの作成から共有まで一括管理できるというのは、かなり便利です。

SharePoint上にあるExcelで作成した表を、プロジェクトの担当者がそれぞれのパソコンからSharePointにアクセスすることで、出先でもデータを更新し、共有することができます。タイムラグや仲介する手間を省くことができるので、煩雑な行程を一気に減らすことができます。また、ドキュメントの内容に適した書式・文字や、入力形式を様々なフォーマットから選ぶことができます。

また、カスタムリストで異なるメンバーによって入力されたデータをフィルター機能で分類したり、並べ替えて集計をしたりすることもでき、膨大なデータでもまとめて管理できるようなインターフェースになっています。ダウンロードはExcel形式で行えるのも便利な点です。このことで、誰か一人がファイルを開いているから使用できない、というような不便はなくなります。同時に複数の人がデータにアクセスすることができる機能は、これからリモートワークが増えていく中で必須の機能になるでしょう。

SharePoint カスタムリストでできること

SharePointのカスタムリストは先述したとおり、たくさんのフォーマットで作成することができます。テキスト型/選択型/数値型/通貨型/日付型などの様々な書式で、SharePointのカスタムリストを作成する方法についてご紹介します。

まだSharePointを導入していない方にはSharePoint onlineの利用をおすすめします。Microsoft 365に統合されているクラウドとして利用できるので、WordやPowerPointなどを多く使うビジネスパーソンの方はインストールすれば機能をもれなく使いこなすことができます。

SharePoint Onlineを利用するためには、５種類のプランのうちいずれかを契約する必要があります。利用できる範囲に応じて月額利用料が異なるので自分の作業形態にどのツールが必要なのかを検討してみましょう。SharePoint Onlineは単独サービスも提供されているので、それほど多機能は必要ないという場合は単独サービスの購入の方がおすすめです。

カスタムリストを活用したデータの作成例としては次のようなものがあります。

データ更新一覧
リンク集
取引先一覧
電話番号一覧
HTMLで作られた一覧表

ディスカッション・アンケート・予定表・タスクなど、特殊機能が組み込まれたリストが豊富に用意されています。

カスタムリストには、主に列、行、ビューの三つの要素があります。列と行は、Excelの時に使うセルと同じように、データを入れる箱として使います。カスタムリストの作成直後はタイトル列のみなので、必要に応じて列を追加していきます。列には他リスト情報の参照や、添付ファイルも可能です。
「ビュー」というのは、登録した情報の表示させ方を設定することができる機能です。ビューでは、画面に表示する列やフィルターをかける場合の条件、並び替えの条件などを設定します。特定の列を一部の管理者だけが閲覧することできるような、アクセス制限をかけることも可能です。また、標準機能で「お知らせアプリ」や「リンクアプリ」といったテンプレートがあります。すぐに使えるように設定されているので、抵抗なく導入できます。

SharePointでサイトを作成すると、さまざまなリストが自動的に作成されます。これは、ディスカッション掲示板から予定表リストまで、様々なリストの組み合わせでできたものです。これらのリストもさまざまな方法でカスタマイズできますし、自動的に生成されたリストの要素を使用して、独自のリストを作成することもできます。

その他のカスタムリストの活用法としては、リストでメール機能を使用するという方法です。電子メールでカスタムリストにコンテンツを追加できるように設定することができます。また、ユーザーに業務分担表などのカスタムリストの担当が割り当てられたときに、ユーザーに電子メールが送信されるように設定することもできます。

カスタムリストの利点は、SharePoint上に書き込むブラウザベースだということです。動作が速いことはカスタムリストを使う環境上とても大きなメリットになります。複数のユーザーがスピーディーに共有できるので、ユーザーが入力した後から情報をグループ化するなど運用まで、手軽に行えます。

一方、カスタムリストのデメリットは次のような点です。

- 簡易フォーム以外の作成が難しい
- 印刷に不適
- 大分類/中分類/小分類の連携構造ができない(個別のデータとしてのみ扱う)

SharePointのカスタムリストではたくさんの機能が利用できる一方で、使用場面によっては不便に感じる部分もあるかもしれません。シチュエーションによって、いろいろなコンテンツと並行して使っていくとより充実した使い方ができるでしょう。SharePointカスタムリストのメリットとデメリットを理解し、ぜひ運用に活用してみてください。