SharePoint Onlineとは

はじめに

SharePoint Onlineという言葉を聞いたことはあるでしょうか。SharePoint Onlineとは何なのか、何に使うのか、使うといいことって何だろうか等々、たくさん疑問が浮かぶでしょう。この記事ではSharePoint Onlineを知らない人に向けてどういったものなのか基本的な知識をご提供いたします。

SharePoint Onlineの様々な機能

皆様「クラウドサービス」というのはご存じですね？AppleユーザーであればiCloudを使用しているでしょうし、Googleドライブは仕事でもプライベートでも使用している方は多いです。私もどちらも使用していて、クラウドサービスは現代の世の中に深く浸透しているといっても過言ではありません。さて、なぜいきなりクラウドを出したのかというと、実はこの記事で紹介するSharePoint OnlineはMicrosoftが提供するクラウドサービスの一種なのです。これを知るだけで一気に親近感が湧きませんか？恥ずかしながら私は見たことの無い横文字に抵抗感はあったものの、クラウドサービスであることを聞いてもう少し詳しく調べてみようという気になりました。

さらに、クラウドサービスという一言で表すには機能が多く、クラウド上にファイルを保存しておく、だけでは終わらないのがSharePoint Onlineです。

その他にもチームやプロジェクト単位で情報の共有を行うことが出来る「チームサイト」を、分かりやすいUIに従って簡単に立ち上げることが出来ます。チームサイトでは情報共有の為の掲示板を作ることが出来たり、文書の共有の共有が出来たり、社員だけのSNSのようなものも作ることが出来ます。

また、SharePoint Onlineには「アンケート機能」も備わっており、社内や招待した一部の人を対象に意見の収集をすることができます。選択肢を作って設置したり、数値を入力できたり、自由記述欄を設けることも可能ですので、集めたい情報によって融通が効かせることができます。

アンケートの紹介で少し触れましたが、SharePoint Onlineでは社内の人間のみならず、招待機能があることによって特定の社外ユーザーとも情報やファイルの共有をすることが出来ます。

SharePoint Onlineの特徴とメリット～クラウドサービス編～

Microsoftが提供しているサービスですので使い慣れたExcelやWord、PowerPointなどとの連携が簡単にできます。各ソフトでの保存を行うとオンライン上にも保存しておくことが出来るのです。また、外出先などで急いで資料の確認をしたい場合や、PCを開くことができない状況におかれているときもありますよね。そんな時でもSharePoint Onlineなら、クラウド上にファイルがあることでスマートフォンやタブレットからすぐに確認することが可能です。それならGoogleドライブでいいか、と思われるかもしれません。しかし、同じMicrosoftのソフトだからこその利点があるのです。

ここからGoogleドライブとも比較しながらSharePoint Online のクラウドサービス機能の魅力について説明していきます。

ExcelやWord等Microsoftの他のソフトと連携する場合、例えばGoogleドライブに保存しようとした場合を例にとって考えます。一度ファイルを保存した後にドライブを開き、そこにファイルをドラッグなりファイル選択なりでアップロードし直す必要があります。しかし、SharePoint Onlineであれば対象の文書や資料を保存した段階で、すでにクラウド上にも反映させることができるのです。この機能があることによってアップロードのし忘れや、タイムアウトに気が付かずアップロードされていなかった、などという失敗をなくすことができるのです。

ただの数回の操作であればならないかもしれませんが、ファイルの数が増えれば増えるほど保存して、アップロードしての繰り返しは億劫になり、さらに上げ忘れなどのトラブルの原因となります。こういった場合に保存と同時にクラウド上にも保存される機能の恩恵を受けることになるのです。

また、SharePoint Onlineの大きな利点としてファイルの文書管理機能を紹介します。文書管理機能とはIT業界などでよく使われるバージョン管理ツールの機能に近いものです。バージョン管理機能とは、システム開発などIT業界で働く人間には馴染み深い言葉ですね。少しかじっている人であればGitやSubversionと言うと聞いたことがあるのではないでしょうか。同じファイルを編集した場合、どのファイルが最新なのか、いつ誰が最新の状態に編集したのか、などファイルの状況を管理する機能のことを言います。この機能がついていることで頻繁に更新するファイルや複数人が触るファイルなどを常に最新の状態で保つことができます。さらに、間違ってファイルを削除してしまったときや、前のバージョンに戻したいときもこの機能があれば簡単に復元できたり、バージョンダウンさせたりすることが可能なのです。

外出先でもファイルにアクセスできることも先ほど利点として挙げましたが、この文書管理機能があることによって、いつどこでも最新のファイルにアクセスすることが可能になります。

SharePoint Onlineの特徴とメリット～チームサイト編～

次はSharePoint Onlineの様々な機能でも紹介した「チームサイト」についてもう少し詳しく紹介します。チームサイトは大きな組織として一つだけ作る、のではなくプロジェクトごと、部署ごとなどのくくりで作成可能です。ですので膨大な人数で共有しなくて済み、情報が煩雑になることも防ぐことが出来ます。さらにユーザーを追加する際、各々権限を付与することが出来ます。これによって権限の種類でアクセスできるファイルを変更したり、管理者としての役割を与えたりすることが可能となります。閲覧のみ可能なのか、編集もできるのか、そもそものアクセスが不可能なのか細やかに決めることが出来るので、管理がしやすくトラブルも未然に防ぐことが出来ます。

またチームサイトの機能として、先ほど記載したようにアンケート機能や、掲示板機能を作成したり、SNSのようなものを作ることが可能です。社員やチームの意見を収集したり、意見交換をしたりすることが用意になるので意見しやすい環境を作ることが出来ます。面と向かって会議室で会議を開くのではなく、掲示板などで意見を求めることによって発言のハードルが下がり、意見を求めやすくなるのではないかと考えます。

さらに、お知らせ機能作成可能なので、今まで書面で配っていた周知事項なども1回の投稿で済んでしまいます。印刷したり、配ったり、時には周っていない人がいたりすることを防ぐことが出来ますね。

おわりに

ここまでSharePoint Onlineの魅力と特徴を紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。私自身この記事を書く為にSharePoint Onlineの情報を収集していて魅力が多いサービスだと感じました。業務の効率化を図ろうとしている方にぴったりだと思いますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。