sharepointの概要とお試しで使用する方法
はじめにSharePointとは何か
SharePointとはMicrosoft社が提供しているITツールのひとつです。Word、Excel、PowerPointといったOfficeファイルを共有するためのツールです。例えば、ファイル上でExcelファイルを複数人で共有していたとき、開くまでに時間が掛かってしまってなかなか開かないということがあると思います。また、同じファイルを複数の人が同時に編集をしてしまったとき、更新の通知があればということもあると思います。前者、後者ともにSharePointで円滑に解消することができて、情報共有を円滑に進められるようなツールです。それ以外にも下記のようなことをすることが可能です。
※以下は下記のサイトから引用
・SharePointって何?Microsoft 365と何が違うのか解説してみた
■組織内サイト
ポータルを簡単に立ち上げることができるので、掲示板などの情報共有スペースをチームごとに作成可能
■ワークフロー
メールでのコミュニケーションでは煩雑化しやすいワークフローをシステム上で完結
■エンタープライズ検索
全文検索でファイルだけでなくシステム上の様々な情報を見つけることが可能
■コンテンツ管理
ファイルはバージョンごとに管理がされているので最新版の確認や修復が簡単
■アンケート
簡単に作成・集計できるアンケート機能で社員の声を吸い上げる
■外部共有
外部ユーザーを招待することで組織外の人ともファイル・情報共有が可能
中でも、ワークフロー機能はとても便利な機能です。例えば、見積書を作成してお客様に提出するには、自社内で見積書の承認を得る必要があります。この承認作業をメールやファイルサーバ上で行った場合、確認するまでに時間がかかってしまったり、承認されたかどうかをすぐに判断できません。この承認作業をSharePointのワークフロー機能に置き換えることで、メールで承認を得るまでにかかる時間が格段に少なくなります。つまり、書類を作成してから承認をもらうという一連の流れを承認者がその場にいなくとも「書類をその場で確認し、承認する」という点で時間や手間を削減することができます。
SharePointを使用するための環境
SharePointは複数のメンバーで情報を共有するためのツールです。そのため、使用するにはSharePointを搭載したサーバとそれに接続(使用)するためのWebブラウザが必要です。後者のWebブラウザはGoogle Chromeであったり、InternetExplorerで問題ないです。前者のSharePointを搭載したサーバは、Windows Serverが必要となります。Windows ServerにSharePointの設定をして、それに対してWebブラウザをつかってアクセスし資料の共有などが行えるようになります。
Windows SharePoint ServerとSharePoint Portal Server
SharePointを利用するためのサーバには大きく分けて2つの種類があります。Windows SharePoint ServerとSharePoint Portal Serverです。Windows SharePoint Serverはどちらかというと小規模な組織向けのサーバ(ハードウェア)です。一方で、SharePoint Portal Serverは小規模な組織を複数まとめる(SharePoint Serverを複数まとめる)際に使用するミドルウェアです。
スマートフォンからも確認可能か
SharePointをスマートフォンからアクセスすることも可能です。専用のアプリもあるため、アプリを使って使用もできます。また、Webブラウザがあれば使用できるため、スマートフォンのWebブラウザからアクセスすることも可能です。
SharePointをお試しで使用できるか
結論から申し上げると、SharePointをお試しで使用することはWindows SharePoint Serverをインストールすることで評価版を180日間使用することは可能です。つまり、小規模向けのものであればSharePointをお試しで180日間使用できます。下記のURLからWindows SharePoint Serverをインストールすることが可能です。
・https://www.microsoft.com/ja-jp/evalcenter/evaluate-SharePoint-server-2016
上記はサーバであるため、Windows Server上からインストールしていただく必要があります。Microsoft 365にSharePointが内蔵されていますが、Microsoft 365の評価版にはSharePointが存在しません。そのためSharePointをお試しでご利用いただくにはSharePoint Serverの評価版のみとなります。
SharePoint Serverの設定をして、あとはWebブラウザからSharePoint Serverにアクセスすることで先述のようなドキュメントの共有であったりワークフローの利用が180日間のみではありますが、可能となります。
