SharePointの活用

はじめに

様々なものの電子化が進み、PCやスマートフォン等の普及拡大。現代ビジネスにおいてオフィス等でPC等の電子機器を全く使わない仕事はほとんどないのではないでしょうか。もはやビジネスにこういったものは欠かせません。こうした時代に合わせるようにそれらPC等で利用する様々なツールも登場、発達してきました。それらは様々なビジネスシーンの中でそれぞれの活躍を見せ、私たちの業務の負担を軽減させたり、より便利してくれています。今回はその中の一つでSharePoint、およびSharePointワークフロー、リスト作成機能と合わせてより便利に利用する方法について説明します。

SharePointとは

SharePointとはMicrosoftのMicrosoft 365で提供されているサービスの一種でファイル共有、情報共有を目的として企業向けのサービスです。バージョンによって多少機能が異なるところはありますが、SharePointでできることは非常に多く、様々な活用方法があります。具体的な使用シーンとしてはあるファイルをSharePointにアップロードして管理し、アクセス権のある複数名のユーザーが同時にそのファイルを操作するといったことがあげられます。会議での議事録を複数名で記入したり、電話で通話をしたりしながら一つの提案書を操作するという個人だけではなく、複数名の組織単位のプロジェクトを円滑化することができます。他にSharePointには以下のような機能があります。

• チームサイトの運用

  部門や部署等でのプロジェクトごとにチームサイトを作成できる機能。予め様々なテンプレートが用意されており、これを上手く活用してチーム内での情報共有や共同作業を行う事ができます。

• コンテンツ管理

  チームサイト内のライブラリや各リスト等のコンテンツを管理する機能。ドキュメント、画像の共有、予定表や発注書等の書類の保管と管理を行うことができ、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をSharePoint上で簡単に作成することが可能です。また予定表等の様々な情報をデータベースとして管理することが可能です。

• ワークフロー

  メール等でのやり取りでは複雑化しやすい業務の流れを、わかりやすくシステム上で完了できるようにすることができる機能です。

• 検索機能

  ファイル等だけではなく、システム上にある必要な情報を見つけることができる機能です。

• ExcelやWord等との連携

  SharePointでは他のOfficeツールと連携し、SharePoint上でそれらの編集や共有等を行うことができシームレスな業務が可能です。

SharePointワークフロー

前述したSharePointの数ある機能の中でも特徴的なものといえば、ワークフロー機能ではないでしょうか。SharePointワークフローとは何か。を少し詳しく見ていきます。まずワークフローについてですが、ワークフローとは業務手続きの流れです。担当者が申請書類を作成し、提出。これを関係部門や部署で確認し、最終決済者が承認する。というのが一般的な流れです。どの企業にもこういったワークフローは存在します。また企業や事案によっては複数の関係部門や部署を通して最終承認されるといった事もあるでしょう。非常に手間と場合によっては相当の時間がかかりますよね。SharePointワークフローを導入することで、業務処理の改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になるといったメリットがあります。SharePointにはワークフローを定義し作成する機能が搭載されており、特別なプログラミング等を使わずに管理をすることができます。担当者は従来の印刷や上司に依頼するといったアナログな手間が省け、承認者である上司は席にいなくても内容を確認でき、承認も行うことができ、時間や手間等の余計なコストが削減できます。

SharePointワークフロー＋リストの活用

SharePointでは様々な情報のリストの作成も行えます。リストを作成することでサイトの他のメンバーや閲覧者と共有することができるとともにリスト内からメンバーや内容等の情報を選択し、より容易に利用することが可能になります。
SharePointでワークフロー機能とこのリスト作成機能を合わせて利用することで非常に便利になります。例えば、 誰がいつ、誰に、どのような業務に対して申請を行ったのか、そして最終決済者がいつ承認したか等を明確にメンバー全員に共有することができます。これにより、申請忘れや、二重申請、承認漏れ等を防止することにも繋がり業務を円滑化することができます。メンバーの情報等を予めリストとして作成しておくことでより便利になり、これらの機能を最大限に利用することができるでしょう。

最後に

SharePointやワークフロー機能、リスト機能について少しくらいはイメージして頂けたでしょうか。便利になった一方で様々な情報が錯綜する現代ではどうしても様々な業務において複雑化し、手間や時間がかかってしますことも多いと思います。しかし、今回のSharePointやワークフロー機能やリスト機能を上手く活用すればこれまでよりも断然便利に同じ業務を行うことも可能です。これだけに限らず様々なツール、機能には同じことが言えるでしょう。これらと上手く付き合いより良い業務環境を作っていきたいですね。

参考文献:
https://www.onamae-office.com/office365column/oaapp/sharepoint/