SharePointの活用方法と基本的な使い方

はじめに～SharePointについて～

SharePointとはMicrosoft社から提供されているサービスのことですが、ファイルや情報の共有ができる企業向けのサービスとして広く知られています。SharePoint Online上のファイルはクラウド上に保管され、ストレージは1ユーザーにつき1TBとなっています。クラウド上のファイルは他のユーザーと共有することができ、共同作業も可能としています。ユーザーを指定しての共有もできるので、公開範囲を限定したいファイルなどにも対応することが出来ます。

また、チームサイトという機能を使えば、社内公開用に簡単なサイトの作成もすることができます。このチームサイトも情報共有に適したものになっており、掲示板機能やアンケート機能を実装することが可能です。チームサイトは社内公開用ですが、テンプレートを使用することによって簡単に外部公開用のWebサイトの作成も可能となっています。

このように、ファイルの共有を主な目的とした使い方、チームサイトの活用を目的とした使い方など様々なニーズに対応できるサービスとなっています。ですがこれから導入をお考えの方などはSharePointの存在を知っていても、使い方については未知であるという人も少なくないでしょう。今回はそのような人を対象にSharePointの基本的な機能と使い方を紹介していきます。

SharePointの使用を開始するには

まずSharePointの使用を開始するには機能を保有するサービスへの登録が必要となります。使い方やMicrosoft 365への登録の有無に応じて選択するプランが変わってきます。

SharePoint単体のプランについては下記の通り2種類のプランが用意されています。

SharePoint Online プラン1・・・月額540円
SharePoint Online プラン2・・・月額1,090円

プラン1とプラン2の違いは使える機能の種類にあります。当然ですが、プラン2の方が使えるサービスは多くなっています。プラン1には無く、プラン2にのみ提供されているのは下記の機能です。

「エンタープライズ検索、電子情報開示、コンプライアンス対応、Excel・Visio・InfoPath Forms Services、Business Connectivity Services」
基本機能はプラン1とプラン2ともに提供されていますが、少し高度な機能となるとプラン2のみでの提供となります。よって、セキュリティやコンプライアンスの強化をお考えの方にはプラン2での導入がおすすめとなります。

また、SharePoint単体のプランへ登録する以外にも、Microsoft 365のSharePointを有するプランへ登録することで使用可能になります。Microsoft 365のプランについては多くありますので割愛しますが、先ほどの単体プラン1、2のようにプランによって提供されている機能が異なります。SharePoint Online自体はMicrosoft 365 Business Premium、Microsoft 365 Business Essentials、Microsoft 365 E1～E3(大企業向けプラン)に含まれます。

すぐに実行できる機能～ExcelやWordとの連携～

SharePointでは同じMicrosoftのソフトであるExcelやWord、PowerPoint等のOffice系ソフトとの連携ができます。SharePoint上でそれらのファイルの編集や共有をすることが出来るのです。

アップロードしたいファイルが元々作られている場合、SharePointのドキュメントライブラリからアップロードが可能です。使い方としては、アップロードを選択しファイルを指定するか、ドラッグ&ドロップすることで簡単にアップロードすることが出来ます。さらに、Microsoft Edgeを使用している場合は、ファイルの他フォルダのアップロードもすることが出来るようになっています。

アップロードされているファイルを開くには、開きたいドキュメントをクリックして開くことで簡単に開くことが出来ます。閲覧のみであればそれだけの作業でWeb上での閲覧が可能となります。また、Office系ソフトがPCにインストールされているのであれば、そのソフトを使用して編集することももちろん可能です。Wordのファイルであれば「Wordで開く」という項目が表示されます。ファイルの種類に合わせて専用のソフトで開く動作を選択することができるわけですね。

さらに便利な使い方として、Office系ソフトがインストールされていない場合や、ちょっとした編集をしたいときなどはそのままWeb上での編集も可能です。先ほどの「(ソフト名)で編集」をクリックする場面で「ブラウザーで編集」をクリックすることによってWeb上での編集を可能とします。

すぐに実行できる機能～ドキュメントを複数ユーザーで使用する～

アップロードされているドキュメントを複数ユーザーで共有する場合は、共有するドキュメントを選択し、メニューから共有をクリックすることで簡単に他のユーザーと共有することが出来ます。さらに、共有する相手の権限も決定することが出来るので、共有するユーザーによって管理者として共有するのか、編集可能にするのか、閲覧のみ可能にするのか、など自由に決定することが出来ます。

さらに、共有されているドキュメントは複数のユーザーで同時に作業することも可能になります。使い方としてはドキュメントライブラリで作業するドキュメントをクリックします。この時点でWeb上でドキュメントが開かれるのですが、複数のユーザーでこの動作をするだけで同時編集ができます。現時点で同じドキュメントを開いているユーザーが誰なのかという点についても右上に表示されるので一目で分かるようになっています。誰かが編集作業を行っていると、編集している箇所にユーザー名が表示される仕組みになっています。誰がどこを編集しているかがすぐに分かるので競合するのを防ぐことが出来ます。

すぐに実行できる機能～チームサイトを作成する～

チームサイトは「サイトの作成」からすぐに作成することが出来ます。新しくサイトを作成するときは、画面の指示に従ってサイト名や説明文などを適宜設定する必要があります。このサイトについてもどの範囲まで公開するのかを決めることができます。あまりにユーザーが多いと公開できる情報も限られてきますので、プロジェクト単位や、部署単位などに限定して公開することがチームサイト作成でのメリットとなるでしょう。

サイトを作成したら、あとは見た目や機能などをカスタマイズしていくことになります。チームサイトには初めからテーマやレイアウトが用意されており、自分で細かい設定をすることなく見た目を調整することが出来ます。ヘッダー・フッター・ナビゲーションの設置、ページの追加、Webパーツの追加など必要に応じて編集することができます。