SharePointで起こりうる不具合と解決策

はじめに

SharePointはMicrosoftのMicrosoft 365から提供されているサービスの一種で、ファイル共有や情報共有を目的とした主に企業向けのサービスで、様々な機能が搭載されており、私たちの様々なビジネスシーンに大きな役割を担います。SharePointが出現してからは、これまでもそして現在も様々な企業が多くの機能を使い、業務を行っています。
しかし、システムやツールでは時に予期せぬ不具合が発生することがあります。もちろんそれはSharePointに限ったことではありませんが、自分で解決できるレベルの不具合や自分ではどうすることもできないレベルの不具合など多種多様な不具合が発生する可能性があります。今回はSharePointで起こりうる不具合や実際にこれまでに発生した不具合等、不具合が発生した際にどういった対処法があるのか等を説明します。

SharePointで起こりうる不具合と解決策

動作の不具合

SharePointでも他のサービス等と同じで動作の不具合は起こりえます。原因は様々ですが、一因としてあげられるのはSharePointを含むMicrosoft 365サービスはクラウドサービスという性質上、セキュリティアップデートなどと言ったアップデートが日々行われているという点にあります。このアップデートと利用が重なってしまったり、アップデート直後等であればうまく動作せず、不具合が発生する場合があります。
またこのアップデートはテナント毎に順次アップデートが行われるため、タイミングがテナント毎に若干異なる場合もあり、はっきりとどのタイミングで行われるかはわからないため、極端に言えばいつ何時でも起こり得る不具合ということになります。

SharePointライブラリでの不具合

SharePointドキュメントライブラリからOfficeファイルやドキュメントを開く際に不具合が発生する場合があります。
以前には普通に開けていたファイルが、現在は開けなくなってしまったという場合はファイル自体が破損しているもしくは、特定のアプリとは互換性がない形式であるといった可能性があります。その場合はファイルを保存するときにファイルを開いてみて、正しく保存できているかどうかを確認してください。またファイルを他のユーザーと共有している場合は、同じファイルの形式を使用していて、完全に保存できていることを確認してください。例えば、スプレッドシートをxlsで開いた場合、xlsファイルとして保存できていることを確認してください。ファイル破損が怒っている場合は、SharePointを開けない場合があります。

また、ファイル形式がサポートされていないといった可能性も考えられます。新しいOfficeのバージョンでは、Officeの古いバージョンは利用できない新機能が追加されています。
新バージョンでは、旧バージョンで作成されたドキュメントを表示できますが、旧バージョンでは新バージョンのドキュメントを表示できません。例えば、Excel2016ではファイルを.xlsx形式で保存しますが、Excel2003では.xls形式のみを表示します。

SharePointでファイルを共有する際は、互換性のあるOfficeのバージョンのドキュメントをユーザーが所有していることを確認してください。Microsoft 365を使用している場合は、オンラインリンクから、最新バージョンをインストールすることができます。また、SharepointサーバーとOfficeのバージョンが異なることによって不具合が発生する場合があります。解決できない場合、ファイルをダウンロードし、ローカルでファイルを開けるかどうかを確認してください。

最後に

いかがでしたでしょうか。今回はいくつか起こり得る不具合と不具合が起こってしまったときの簡単な解決策をご説明しました。

今回のSharePointだけに限らず、様々なシステムやツールで色んな不具合は起こり得ます。その中には初見の不具合だったり、自分の単純な確認ミスから起こる不具合だったりと大小様々でしょう。今回のように自分で簡単に解決することができる不具合もありますし、どうしようもない不具合もあるでしょう。
現在はインターネット等で検索をすれば大抵の場合は対処法は知ることはできますし、それでもなかなか解決できない不具合であればサービスの提供元への問い合わせは電話やインターネットからでも簡単に行うことができます。

クラウドサービス等は日々進化し、益々便利になってきていますが、一方でシステムが複雑化し、起こる不具合もかなり厄介なものが発生してしまうおそれもあります。SharePointでも不具合が発生することはありますが、インターネットで検索してみると同じような疑問を抱いている人もいるので、ぜひ検索してみてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です