Microsoft SharePoint Workspace
はじめに
業務を行うにあたって、ファイルやリソースなどの情報を、簡単に共有できたほうが便利なことが多いですよね。SharePointを使うことで、情報の共有や共同作業が可能になり、業務の効率化を図ることができます。SharePointには、いろいろなツールがあり、そのツールを用いることで様々なことができます。コンテンツの更新をするのにワークスペースが用いられます。SharePointについて学び、業務に役立てることができるようになりましょう。
SharePointとは
SharePointとは、ファイルの共有、情報共有をするための企業向けのサービスの一種です。プロジェクトチーム、部門、部署のそれぞれがチームサイトを作成して、ファイル、データ、ニュース、リソースを共有することで、生産性を高めることができます。またSharePointは、カスタマイズをすることができ、Windows PC、Mac、モバイルデバイスを使用してメンバーと共同作業をすることができます。どこからでもファイルを共有できるので、場所を選ばずスピード感をもって業務を行えます。
機能
SharePointには様々な機能があります。
チームサイト
チームや部門、部署ごとにポータルサイトを作成できる機能です。ファイルやリソースの共有ができ、情報共有や共同作業ができるので効率よく作業することができます。
コンテンツ管理
チームサイト内のコンテンツを管理する機能です。ファイルをバージョンごとに管理しているので、最新版の確認や修復が容易になります。情報をデータベースとして管理することができます。アンケート機能や掲示板を用いることで、チーム内の声を吸い上げやすくします。
ワークフロー
通知や商人のような単純な作業も、煩雑になりやすいメールでのコミュニケーションを、システム上でわかりやすく完結する機能です。
検索機能
強力な検索機能が、情報・専門知識・インサイトを発見してくれる機能です。速く十分な情報を得ることができれば、意思決定や次の行動を速くすることができます。
ExcelやWordとの連携
SharePointでは、他のOfficeツールと連携することで、それらの編集や共有を行うことができます。これにより、シームレスな作業が可能になります。
外部共有
外部ユーザーを招待することで、組織外の人ともファイル・情報共有が可能になります。
SharePoint Workspace
SharePoint Workspaceでは、サーバーに接続しているかどうかに関係なく、オフラインでもコンテンツにアクセスできます。サーバーに接続している場合は、サーバーとワークスペースの更新が自動的に同期されます。接続していない場合は、変更がローカルにキャッシュされ、次回接続時に変更が反映されます。SharePointのワークスペースには、SharePointワークスペース、Grooveワークスペース、共有フォルダーの３種類のワークスペースがあります。
SharePointワークスペース
SharePointワークスペースでは、サーバーとの同期は自動的にコンピュータ上のSharePointサイトのコピーを作成できます。
Grooveワークスペース
Grooveワークスペースを使用すると、グループまたは組織がアイデアを共有し、共同作業することができます。ワークスペースコンテンツは、非常に動的で、オンライン状態のすべてのメンバーに、自他のメンバーが変更した更新がすぐに表示されます。更新は、オンライン状態になったときに送受信されます。Grooveワークスペースは、様々なアプリケーションのツールをメンバーが使用できるようにします。例えば、会議を容易にするために、ディスカッションツールで問題について説明し、会議の議事録、予定表ツールを使用して共同作業を行うことができます。
共有ワークスペース
共有ポルダーとは、特別な種類のワークスペースで、Windowsファイルシステム内のフォルダーの内容を、自分のアカウントがある全てのコンピュータと招待したほかのユーザーとで共有することができます。ほかのメンバーは、共有フォルダーの内容にアクセスすることができます。
Server製品とOnline製品
SharePointは社内システムとして構築するサーバー製品と、クラウドサービスとして利用するオンラインサービスの２種類があります。SharePoint Onlineはクラウドサービスのため、サーバーの設置が必要ありません。サーバーの運用をする必要がないので、その分の費用を削減することができます。Server製品は、長く提供されてきたサービスになるのでいまだに根強い人気があります。SharePointだけの利用契約をするより、Microsoft 365の契約にSharePointも含まれているので、こちらを契約すれば、他のOfficeの製品を利用することができ、使いやすいものとなっています。
まとめ
SharePointについて、理解を深めていただくことはできたでしょうか。SharePointには様々な機能があり、それを用いて生産性を高めることができます。また、SharePointは、他のOffice製品と組み合わせることで、更に多くのことができるようになるので、他のOffice製品と一緒に使うとより便利でしょう。SharePointを理解することで、費用削減や業務の効率化など様々な効果を期待することができるでしょう。
