Share Pointの概要とコミュニケーションサイトの活用方法について

はじめに

皆さん「SharePoint」いうサービスはご存知でしょうか。会社で使われている方、名前だけ聞いた事があるけど、機能が沢山ありすぎて良く分からない、また使えこなせないと言う方も多いのではないでしょうか。そこで今回こちらの記事では、SharePointの大まかな概要とSharePointの機能であるサイト作成の1つである「SharePoint コミュニケーションサイト」について具体的に紹介していきます。

SharePointの概要

SharePointとはMicrosoft社が出しているサービスの1つで、簡潔に説明すると、組織がコンテンツや知識、及びアプリケーションを共有し、管理するのに役立つクラウドベースのサービスのことを言います。このSharePointを利用することで、情報共有が円滑かつ効率化することができ、業務効率の向上に繋がります。SharePointの具体的な機能は以下の通りになります。

・ワークフロー

メール等のやり取りでしていた煩わしい業務・管理が困難な業務の流れを、システム上で完了することが出来る機能です。

・エンタープライズ検索

システム上にある情報を容易に見つけることが出来る機能です。

・コンテンツ管理

サイト内のライブラリやリストを管理する機能です。ドキュメントや画像の保存、請求書等の書類の保管と管理することが可能であり、アプリを追加するとアンケートフォームや掲示板をシステム上で簡単に誰でも作成することが出来ます。

・外部共有

外部のユーザーを招待し、チームメンバー以外の人とも情報やファイルの共有する事が出来ます。

・サイト作成

社内向けポータルサイトやWebサイトを作成し、その作成したサイトを通してファイルや情報の共有を行う事が出来ます。SharePointにはサイトテンプレートが用意されており、それを使って誰でも簡単に作成する事が可能です。

皆さん、長々とお待たせしました。記事の冒頭で挙げた「SharePoint コミュニケーションサイト」とは、このSharePointの機能の1つであるサイトの作成で使われる物となります。

ただ、SharePointのサイトには「SharePoint コミュニケーションサイト」と「チームサイト」の2種類あります。では、この2種類って具体的に何だろう？それぞれどういう点が違うの？と言った疑問に対して応えしていきます。

SharePoint コミュニケーションサイトとチームサイトの違いについて

先程も記述した通り、Sharepointのサイトには2種類あり、それが「チームサイト」と「SharePoint コミュニケーションサイト」になります。2つのサイトの大まかな違いは、用途とMicrosoft 365グループとの連携があるかの2点です。

チームサイトについて

「チームサイト」の用途としてはチームメンバーや、特定のプロジェクトで他のユーザと共同作業をする場合に適しています。また、Microsoft 365グループと連携する事ができ、グループ内のメンバーはサイト作成後、直ぐにチームサイトを使う事が可能です。

SharePoint コミュニケーションサイトについて

チームサイトが限られたメンバー内を対象としているのに対して、「SharePoint コミュニケーションサイト」では、幅広い対象ユーザに情報を配信する場合に向いているのがポイントで、Microsoft 365グループは作成されずSharePoint Onlineのサイトのみが作成されるのが特徴です。また、画像を使って視覚的に説得力があるサイトを作成するためのWebパーツが含まれており、サイトデザインを目的に合わせて「トピック」「ショーケース」「空白」の3つの中から選択する事が出来ます。

「チームサイト」「SharePoint コミュニケーションサイト」の違いは以上の通りです。どういうサイトを作りたいか、用途上どちらが最適かを使い分けることが、SharePointを使いこなす鍵になりそうですね。

SharePoint コミュニケーションサイトの作成

ではfサイトの概念、チームサイトとの相違点が分かったところで、じゃあどうやってSharePoint コミュニケーションサイト作成すればいいの？といった疑問に対して、応えていきます！手順としては、大まかに6つあります。

①まずSharePointのホームページ上部で「＋サイトの作成」をクリック、そして「コミュニケーションサイト」を選択します。

②次にデザインの種類を選択します。デザインの種類は3種類あり、「トピック」「ショーケース」「空白」から選ぶことが出来ます。
「トピック」では、ニュース、イベントやその他のコンテンツなどの多くの情報を共有する場合に、このデザインを使用すると効果的です。
「ショーケース」では、写真や画像を使用して製品、チーム、イベントを効果的に演出することが出来ます。
「空白」では、独自のデザインを作成する時に選択します。

③新しいコミュニケーションサイトの名前を指定し、「サイトの説明」ボックスに、サイトの目的を知らせるテキストを追加します。

④管理者によって有効にされている場合は、「サイトの分類」セクションでサイトの分類を選択します。ただし、表示されるオプションは、サイトの情報の機密度、またはサイト内の情報のライフサイクルによって異なる場合があるので注意が必要です。

⑤サイトの言語を入力します。

⑥最後に「完了」をクリックします。

まとめ

SharePointコミュニケーションサイトについていかがでしたでしょうか。幅広い対象ユーザに情報を配信する事が出来るこの機能は、社会のIT化にとって、今後大いに活用できる機能である事が分かりました。しかし、それに対してMicrosoft 365との連携が出来ないというデメリットもあります。組織が「どのようなサイトを作りたいのか」を見極め、上手くメリット・デメリットを使いこなすことが大切です。ぜひ、今回の記事を参考にして戴き、SharePointコミュニケーションサイトを有効活用してみてください。