SharePointの使い方～オンプレミスとMicrosoft 365～

はじめに

SharePointというのをご存じでしょうか。WordやExcelといった有名なOffice製品のうちの一つなのですが、まだ知らないという方も多いのではないでしょうか。この記事ではSharePointとは何かその使い方について、そしてSharePointを説明する上で出てくるMicrosoft 365やオンプレミスといった用語についても説明していきます。

Microsoft 365とは

Microsoft 365とはサブスクリプション形式のクラウドサービスを使ったOfficeのことです。毎月または毎年一定の利用料金を支払うこと（サブスクリプション）で利用できるOfficeのことです。
Microsoft 365には大きく分けて家庭向けのものと、一般法人向けのものがあります。それぞれ利用できるアプリケーションやサービスと料金が異なるので、使い方に合わせて選択する必要があります。

ちなみに現在、パソコンの購入時にプレインストール版で入っていたOffice 2016などのスプラッシュスクリーン（Officeを起動するときに表示されるバージョン）が、Microsoft 365と表示されるようになっています。
私もデスクトップのアイコンはExcel 2016なのに起動するとMicrosoft 365と表示されることに気づいたとき、「もしかしてMicrosoft 365の契約をしてしまったのか」と不安になりました。しかし、バージョン情報やライセンス情報を見るとOffice 2016やOffice Premiumと表示され、バージョン変更したわけではないことが確認できます。

SharePointとは

SharePointとは,Microsoft社が提供しているデータや情報の共有を目的としたOfficeソフトまたはサービスのことです。元々仕事上で利用することを前提としているので、利用する際には企業用のアカウントが必要になります。
また、SharePointにはオンプレミス（ソフトウェア）とMicrosoft 365に含まれたものがあります。どちらも基本的な使い方は同じですが、異なる部分もあります。オンプレミスとMicrosoft 365の違いについてとSharePointの構成については以下の通りです。

■オンプレミスとMicrosoft 365

オンプレミス版は「SharePoint Server」というソフトウェア製品になります。製品を購入し、自社サーバーにインストールして利用します。利用できるのが社内に限られるので、個人情報の流出を防ぐなど、外部にデータや情報を漏らしたくない場合に適しています。

Microsoft 365のサービスとして提供されているSharePointは「SharePoint Online」と呼ばれています。Microsoft 365にサインインした状態でSharePointを起動させます。クラウドサービスなので社内・社外問わずデータや情報の共有ができます。

オンプレミスとMicrosoft 365を利用した場合では発生する費用、バージョン等の違いはありますが、基本的な使い方はほとんど同じです。また、「SharePoint Server」と「SharePoint Online」のどちらも単純に「SharePoint」と表記されることが多いので注意が必要です。

■SharePointの構成

SharePointはwebページの構成に似ています。SharePointでは「サイト」という単位を使って情報を管理しています。「トップレベルサイト」という、webページでいうところのトップページがあり、そこから様々なコンテンツへとアクセスできるようになっています。
このように普段から利用しているwebページに似ていると思えば、SharePointに対して親近感が湧きますね。また、SharePointではアンケートや掲示板などを作成することができますが、これは「アプリケーション」という機能を利用しています。この後に紹介するライブラリというのもアプリケーションのひとつになります。以下でそれらの使い方を紹介します。

SharePointの使い方

SharePointでなにができるのか実際にどのように使われているのか、アプリケーションとその使い方について調べてみました。

■ドキュメントライブラリ

ドキュメントライブラリはWordやExcelで作成したファイルを共有・管理する場所です。ライブラリの中にフォルダを作成し、そこへ作成した資料などのファイルをアップロードすることで共有ができます。ライブラリは既存のものがありますが、新しく自分で作成することも可能です。ライブラリはドキュメントライブラリ以外にも、画像ライブラリやメディアライブラリ等があります。

■チェックインとチェックアウト

SharePoint上ではライブラリやリストなどのアプリに、スプレッドシート等と同じようにアクセスの権限を付与することができます。また、アップロードしたファイルを編集したいときに、他の人が同時にファイルを開かないようにするチェックイン・チェックアウトという機能があります。編集前にチェックアウトをすると他の人はそのファイルを開くことができません。編集後にチェックインすると他の人もファイルを開けるようになります。

■ワークフロー

ワークフローは業務上よくある作業を効率化できる機能です。ワークフローでよく使われている使い方は承認フローというものです。承認フローでは資料などのドキュメントを回覧したり、回覧した人から承認を得るといった作業を行えます。回覧や承認には期限や順番を設定することができます。また、回覧した書類に署名をしてもらうこともできます。他にもワークフローを実行してもらったら通知のメールが送られてくるように設定することもできます。

■掲示板

掲示板はSharePoint内のリストというアプリケーションから作成することができます。社内全体やグループごとにお知らせなどの連絡事項を共有できます。Twitter等と同じように誰かが投稿した内容に「いいね」をつけたり、コメントを返すなどコミュニケーションが取れます。行事の日程調整などはアンケート機能と併せて利用するといった使い方もできます。

SharePointのメリット

私が考えるSharePointのメリットは大きく分けると2つです。1つはSharePoint ServerとSharePoint Onlineでソフトウェアかクラウドサービスのどちらかを選べることです。現在は多くのクラウドサービスがありますが、まだなかなか導入できないといった企業や事業主の方もいらっしゃると思います。そういった方々でもソフトウェアを購入すれば、クラウドサービスで提供されている機能とほぼ同じ機能を利用することができます。

2つめはMicrosoft社が提供しているということです。他のOffice製品との互換性があり、普段Windowsを利用している方には使いやすいのではないでしょうか。また、Microsoft社のホームページには使い方に早く慣れるためのトレーニングコンテンツもあります。こうしたサポート面でも安心して利用できます。

まとめ

Microsoft 365の概要とSharePointとは何か、またその使い方についてわかっていただけたでしょうか。企業向けのMicrosoft 365にはSharePointをはじめ、様々なサービスが含まれていて、個別にソフトウェアを購入してインストールするよりも便利です。しかし、導入費用やランニングコストといった面を考えるとオンプレミスの方が良いといったこともあります。

SharePointについても上記以外にもまだまだ多くの機能や使い方があります。何が自分にまたは企業に合っているのかは、さらに詳しく検討していく必要があります。まずはこの記事を通してMicrosoft 365やSharePointに興味を持っていただけたなら嬉しいです。