WordをSharePointと連携して使う

はじめに

SharePointはドキュメントや情報の共有が出来る企業向けのクラウドサービスとして知られており、Microsoftが提供しています。同じくMicrosoftのソフトとして広く知られている、WordやExcelと連携して使用することが可能なサービスとなっています。WordやExcelを使用して資料作成などを行っている企業は多い中、そのソフトと連携できる機能があるのはとても使い勝手の良いサービスと言えるでしょう。今回はそのWordやExcelファイルを「SharePointと連携して使う」ことに焦点を当てた解説をしていきます。

ドキュメントをSharePointで共有する

WordファイルをSharePointで共有したい。となった場合、どのような手順で進めると良いのか説明していきます。最初に必要となるのがWordの場所の一覧にSharePointを追加する作業です。場所の一覧への追加は下記の手順で行うことができます。

「ファイル」→「名前を付けて保存」→「場所の追加」　の順番にクリックします。
場所の追加で「Microsoft 365 SharePoint」などとなっている使用するサービスをクリックします。
サインイン画面が表示されます
必要な情報を入力し、サインインします。(この時必要なサインイン情報は会社側で管理されている場合が多いのでその際は問い合わせてサインインを実行するようにしてください)

ここまで操作すると、ワードの名前を付けて保存に新しい場所が追加されているはずです。

つぎに新しい場所に保存して共有します。先ほどの手順を踏むことで文書を共有できるようになりました。この手順はファイル単位で一度実行する必要があります。

共有したいドキュメントを開きます。
「ファイル」→「名前を付けて保存」の順番にクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されたら「SharePointドキュメントライブラリ」をダブルクリックします。
ファイルに任意の名前を付けて、保存をクリックします。情報タブに戻りもう一度共有をクリックします。
「ユーザーと共有」で、ファイルを共有する相手の名前、もしくはメールアドレスを入力します。
必要に応じて権限の設定をします。「編集権限」または、「閲覧権限」を選ぶことが出来るので与えたい権限を選択してください。
メッセージを記述することが出来るので必要に応じてそちらも入力し、共有をクリックします。

これで新しい場所に保存して共有することができます。次はすでに保存されている文書の共有方法について説明します。

ファイルがSharePointにすでに保存されている場合は次の手順で共有をすることができます。

共有するドキュメントを開きます。
「ファイル」→「共有」→「ユーザーと共有」の順番にクリックします。
共有したい相手の名前、もしくはメールアドレスを入力してください。
必要に応じて権限を与えます。「編集可能」「表示可能」から選ぶことができ、意味としては上記の編集権限、閲覧権限と同じものになります。
必要に応じてメッセージを入力し、送信することが出来ます。

これで共有する方法については一通り分かりました。さて、次は他のユーザーとの共有をやめたい場合の手順について説明します。

共有を停止したいドキュメントを開きます。
「ファイル」→「共有」の順番でクリックします。
「ユーザーと共有」で削除したいユーザーを右クリックします。
ユーザーの削除をクリックします。

これで共有を停止することができます。

共有と共有の停止については簡単な手順でできることが分かりましたね。

SharePointを使ってオンライン上で編集する

クラウドサービスのイメージとして、ドキュメントを編集する度ダウンロードしてファイルを編集し、編集済みになったファイルを再度アップロードするという手順を想像しますよね。でも実はSharePoint OnlineでWordなどのドキュメントを編集する場合、オンライン上で完結することが出来るのです。

保存、共有されているドキュメントはSharePoint Onlineのドキュメントライブラリに保存されています。ドキュメントライブラリ上でファイル名をクリックすると、すぐに編集モードになるようになっています。クリックしたユーザーに編集権限が付与されていれば、その段階でスピーディに編集をすることができるのです。

上述で「ファイル名をクリックすると編集モードになる」と説明しましたが、これはOffice Online 機能と言います。Web上でドキュメントを編集するための機能であり、ファイル名をクリックするとWord Onlineや、 Excel Online、 PowerPoint Onlineとそれぞれのドキュメントの形式に合った方式で編集画面が開かれます。このオンライン上での編集機能を使用するとSharePointならではの便利な点があります。詳しくは下記にまとめます。

編集内容をリアルタイムに共有する

オンラインで編集することのメリットとして、複数人で同時に編集できることが挙げられます。編集権限があるユーザーが同時にWord Onlineを利用して編集することが可能なのです。普通のWordファイルなどは誰かが編集しているとファイルを開いて閲覧することができても同時に編集することはできませんよね。一人ずつ編集する必要があることは業務の効率を下げる原因にもなっていたでしょう。

SharePoint Onlineでは複数人で同時に編集を行った場合、編集している箇所と、編集しているユーザーを特定することができます。まず開いているユーザーが表示されるのと、編集作業をしている箇所に、現在編集しているユーザーが表示される仕組みになっているからです。これにより誰がどこを編集しているかが一目で分かる為、重複して編集してしまうなどという問題を防ぐことができるのです。