SharePointとOutlookの連携で得られる効果について
はじめに
皆さん突然ですが、SharePointライブラリや連絡先リスト、タスクリスト、プロジェクトタスクリスト等はOutlookと連携できることをご存知でしょうか。実はSharePointとOutlookを連携することは、とても良い点が多いのです。例えば、個人とチームのスケジュール管理が容易に出来たり、一元的な管理が可能となりサイトのアクセスの手間を省くことが実現するなどメリットが沢山あります。そこで今回の記事では「SharePoint」と「Outlook」の連携についてご紹介します。
「SharePoint」と「Outlook」の連携について
SharePointとOutlookでは、以下のようなリストやライブラリを連携することが出来ます。
・予定表
・タスク
・ドキュメントライブラリ
・連絡先リスト
では実際にそれぞれ連携することでどういうメリットがあるのか、それぞれ具体的に紹介していきます。
予定表を連携する
元々SharePoint予定表は、通常のカレンダーと同様に会議や出張等の予定表を入れておく事で、チーム全体に共有することが出来ます。これをOutlook上で予定表を連携すると、予定表のタブが追加され自分の予定表とチームの予定表を同時に操作する事が可能となります。また、参照だけではなくOutlookからも新しい予定の追加を行ったり、SharePointの予定表をOutlookにドラッグ＆ドロップすることも出来るようになります。
タスクを連携する
SharePointのタスクは、個人やチーム内で共通に管理でき、達成率や進行状況、優先度が一目で判断する事ができます。更にOutlookと連携することで、メールで来た予定やアラームの設定も表示も出来るため、忘れたり報告漏れを防ぐ事が可能となります。また、タイクライン表示もでき業務遂行の目途も立てる事が出来ます。
ドキュメントライブラリを連携する
SharePointのドキュメントライブラリをOutlookと連携すると沢山のメリットがある為、それぞれ分けてご紹介します。
◆ドキュメントの編集が出来る
連携をする事で、OutlookでSharePointライブラリ内のドキュメントをプレビューや編集、管理する事が出来ます。また、ライブラリをオフラインにして、ライブラリ内のOfficeファイルで作業を行い、ライブラリをオンラインに戻して、変更を同期する事も可能です。
◆既読、未読の管理が可能に
Outlookと連携することにより、メールと同様にドキュメントの既読や未読の管理が出来ます。SharePointでは新しいアイテムが追加された時や編集された時に通知が届くような設定も出来ますが、1日に来るメールの量が多い人には負担となってしまいますよね。そのため、メールと同じ感覚で既読、未読が管理できるととても便利になり、読み忘れの防止対策になるのではないでしょうか。
◆メール連携がしやすい
SharePointではドキュメントをメールに添付したい場合、ドキュメントを一度ローカルに保存して送らなければならず、少し手間が掛かります。しかし、Outlookと連携している場合にはOutlook上からドラッグ＆ドロップでドキュメントを添付する事が可能となる為、容易に添付メールをする事が出来ます。
◆誤って削除してしまっても、SharePoint上のドキュメントに影響が出ない
これは、仮にOutlook上でドキュメントを削除してしまったとなっても、SharePoint上のドキュメントは影響ないという事です。それはなぜかと申しますと、Outlookに表示されたドキュメントの内容は、Outlookに表示されているだけで、ドキュメントが取り込まれた状態ではないからです。その為、単にOutlook から削除されているだけで、SharePointには何も影響は出ないので、安心して使う事ができます。
連絡先リストを連携する
連携したSharePointの連絡先リストは、Outlookの連絡先フォルダのように機能します。Microsoft Office Communicatorを使用して、これらの連絡先を編集、印刷等する事が可能になります。また、連絡先の相手にメッセージや会議出席依頼を送信したり、複数の電話番号やアドレスを保存する事が出来ます。
連携する事による効果は他にもあります。Outlook内には別のサイトやサイトコレクションのアイテムを表示することが可能です。その為、サイトやサイトコレクションをまたがって管理されていたとしても、SharePointとOutlookを連携させることで、一元的な管理が出来るようになります。以上の点を踏まえても、SharePointとOutlookを連携する事で得られる効果が沢山ある事が分かりました。
まとめ
SharePointとOutlookの連携についていかがだったでしょうか。連携をして得られるメリットは沢山ある事がわかりましたね。勿論、SharePoint、Outlookを単体で使っていても、機能としては十分に備わっています。しかしこの2つを上手く連携し、それを活用していく事で組織内の更なる品質の向上化、業務の効率化に繋がります。SharePoint、Outlookを今までどちらかしか使っていなかった方、どっちも使ってるけど連携していなかった方、是非この機会にSharePoint、Outlookを導入かつ連携し、組織の業務改善に活用してみてはいかがでしょうか。
