Microsoft PlannerとSharePoint
はじめに
IT技術の進歩やスマートフォン、タブレット等のモバイル端末の普及により、簡単にインターネットに接続できる時代になりました。これにより、プロジェクトやタスクをオンライン上で簡単に共有することができるようになりました。そういったツールの1つで、Microsoft製品の業務管理ツールにMicrosoft Plannerというモノがございます。このPlannerは、SharePointのサイト上に追加し作成できることから、SharePointの利便性を向上することができます。今回は、このMicrosoft Plannerに焦点を当て、それがどのようなものか、また何ができるのかを学んでいきましょう。
Microsoft Planner
Microsoft Plannerとは、マイクロソフトの提供している業務管理ツールの一つで、チームの作業を整理し、生産性を高める手助けをしてくれます。サブスクリプション方式の製品で、月々または年払いでサービスを利用することができます。Microsoft Plannerは、Microsoft 365の中に含まれるサービスの一つで、他のOffice製品と組み合わせて使用することができます。組み合わせて使用することでより利便性の高いものにすることができます。
機能
Plannerは、簡単にチームタスクの整理や共同作業をすることができます。
■タスクの整理
Plannerにはボードがあり、ボードではタスクをバケットにまとめて整理することができます。進捗状況や担当メンバーごとにタスクを分類することができます。進捗状況の更新や詳細の変更は、テキストの入力と列間のタスクをドラッグアンドドロップすることで簡単に行えます。自分に割り振られたタスクは、マイタスクで確認することができます。
■共同作業
誰がどの作業をしているかを、全員がいつでも確認することができます。タスクごとに作成したカードには、テキスト以外にも作業に関連するファイルを添付でき、具体的なやり取りを行うこともできます。カードに添付したファイルは、メンバー同士で共同作業が可能となります。
利便性
Plannerは利便性を高める機能があります。
■アクセス
PlannerはPCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも利用することが可能です。これにより、外出先などでも時間や場所を選ばずにタスクの確認や作業をすることが可能です。
■Office製品との連携
Plannerは他のOffice製品と共有や連携をすることができます。タスクのカードの添付ファイルには、WordやExcelなどのOffice製品のファイルを添付することができます。操作や業務の目的に合うようにOffice製品の中から適したものと連携できます。
■SharePointとPlanner
Plannerのチームタスクや課題をSharePointサイトに追加し作成することができます。掲示板またはグラフを表示することでSharePointページからプランを操作することができます。
■メール通知
Plannerは、自分に新しいタスクが割り振られたときや、自分が会話に追加されたときにそのことを知らせるメールが送信されます。急なタスクの割り振りがあっても確認をすることができ、重要な通知を見逃すことを防ぐことができます。
■進捗確認
タスクの進行状況をグラフで視覚的に把握することができます。これにより遅れているタスクの共有や各担当の作業量のバランスを確認することができるので、チーム内での調整がしやすくなります。スケージュールにより期限の確認も容易なので、常に納期を意識して作業することができます。
利用の検討
Plannerの利用をすることで簡単になることを紹介します。
■進捗管理の自動化
Plannerでは、ボード上で進捗管理ができ自動的に更新されるので、管理者やメンバーが進捗状況を更新する手間がなくなります。Excelなどでの進捗管理に比べてPlannerは進捗管理を楽にしてくれるでしょう。
■離れた場所でのタスク共有
Plannerは、リアルタイムでタスクが反映され、メールでの通知機能があるため重要な情報などの共有をスピーディーに行うことができます。進捗状況の確認も簡単にすることができます。また、Skype for Businessと合わせることで、ミーティングなどをデスクから離れずに行うことができます。このように離れていてもリアルタイムでタスクを共有できるので、離れた拠点間での共同プロジェクトなどで有効に活用できます。
■タスク割り振り
Plannerでは、タスクを直感的かつ簡単に割り振ることができます。Excelのような入力作業が少なく、ドラッグアンドドロップでタスクを割り振れるので、割り振りに時間をかけず本来の業務に時間を使うことができます。
■タスクの均一化
各担当またはタスクごとの進捗状況を確認できるので、メンバーへの業務負荷や生産性を確認することが簡単です。メンバーに遅れや負担が偏っていれば割り振りを見直すことができます。メンバーへの負担を均一にしたいプロジェクトにおすすめです。
おわりに
Plannerを使用することで、いままで時間をかけていたタスクの管理や共有が簡単になる可能性があります。今ある業務とPlannerでできることを考慮して必要か不要か、また生産性を向上させることができるかどうかが見えてくるでしょう。生産性を上げるために必要なことの一つは、無駄な業務を減らすことです。Plannerを有効活用して業務の効率化を目指していきましょう。
