SharePoint Onlineで作成できるコミュケーションサイトとは
コミュケーションサイトについて
SharePoint Onlineで可能な機能の1つにコミュニケーションサイトを作成できることが挙げられます。コミュニケーションサイトには同じ会社の人間や、同じプロジェクトに携わるメンバー、同じ部署の同僚など、様々なくくりで任意のメンバーを指定することが出来ます。コミュニケーションサイトはその中でのコミュニケーションに役立てることができます。元々SharePoint Onlineは情報やファイルの共有ができることが特徴となっており、コミュケーションサイトはその内の情報の共有を目的としています。
混同しやすい機能としてSharePointには「チームサイト」という機能もありますが、チームサイトはコミュニケーションサイトよりも大人数で使用することを前提としています。反対にコミュニケーションサイトは、閲覧できる人数は大勢でも投稿できる人数は少人数に限られる場合に使用されます。どちらが有用か判断して使用する必要があるでしょう。この記事ではコミュケーションサイトを使用した情報共有のために有用な機能や、その機能でできることなどをまとめていきます。
ですが、一口に情報の共有と言っても情報の種類も様々です。共有の仕方や、どのような形式でまとめるのが適しているのか、などその情報によって変わってきます。まずはコミュニケーションサイトにはどのような機能があり、その機能がどのような情報に適しているのか知る必要があるということになります。ということで、コミュニケーションサイトの主な機能とどのような特徴があるのかについて以下を参考にしてみてください。SharePointを使用できる環境にある方は必見です。
トピック
トピックには話題になっていることや、特別に取り上げて目立たせる必要がある情報が当てはまります。そのような情報に対してSharePoint Onlineのコミュニケーションサイトで利用できる機能に「トピック」があります。先述の通りトピックという機能はニュース、イベント、その他コンテンツなどの情報を共有するのに適しています。トピックは目立たせて人目を引くような配置やデザインであることが望ましいでしょう。SharePoint Onlineではこの機能に限らずユーザーが設定しやすいようなレイアウトやデザインが元々揃っておりその中から選ぶという簡単な操作によって適宜変更することが出来ます。このトピック機能では以下のパーツが用意されており、適したものを選択して利用できるようになっています。
- ヒーロー：
規定で含まれるパーツです。画面を大きく分けて最大5つのアイテムを表示することが出来ます。大きく分割された画面で画像の上にタイトル文字が乗るようになっているので、説得力のある画像を使用することで、よりユーザーの注意を引くことが出来ます。
- ニュース：
更新が定期的に行われ、恒常的に更新されていく情報を共有するのに適しています。画像と見出しや、本文の冒頭などを一緒に表示することが出来るので、詳細なリンクに飛ぶ前に記事の内容をユーザーに想像させることができます。
- イベント：
今後のイベントを表示することが出来ます。イベントパーツではカレンダーから日付を選択したり、事前に登録したカテゴリから当てはまるカテゴリを選択したりすることで簡単に共通のイベント情報を共有することが出来ます。
- ドキュメント：
SharePoint上に保存されているドキュメントの情報を表示することが出来ます。表示されているドキュメントは、クリックすることで直接対象のファイルを開いて編集することも可能です。
ショーケース
ショーケースは写真や画像を用いて、製品・チーム・イベントなどを表示するのに適しています。このショーケースも自分でカスタマイズできる複数のパーツが用意されています。
- ヒーロー：
上述したトピックの項目でも紹介したものです。ショーケースデザインを使用すると、「タイル」「レイヤー」の2つからレイアウトを選択できます。どれだけ注意を引く画像を使用するかが重要なポイントになります。
- 画像ギャラリー：
このパーツを使用すると、ピクチャコレクションを共有することができます。登録されている複数の画像を表示することが目的のパーツです。表示のレイアウトについては「タイル」と「カルーセル」の2種類から選択することができます。タイルはその名の通りタイル状に複数の画像を一覧で表示できるレイアウトです。カルーセルはマウスのクリックによって左右に表示する画像をスライドで切り替えさせる表示モードです。見せ方が大きく違うので見せたい画像の枚数や種類によって使い分ける必要があります。
空白
空白のコミュニケーションサイトを利用開始するとき、必要のないWebパーツを削除する必要はありません。目的のページレイアウトを選択し、Webパーツを追加するだけでOKです。
ページのレイアウトをカスタマイズする
コミュニケーションサイトでページ上のレイアウトを変更するには、Webパーツの並びを変更するだけではなく、任意のサイトデザインにすることも可能です。レイアウトオプションを使用すると1段組み、2段組み、3段組みなどの段組みの設定や、サイドバーの表示有無などを選択して適用することが出来ます。
また、セクションレイアウトを使用すると既存のレイアウトに対して列の追加をすることができます。こちらも段組みレイアウトや、サイドバーのあるタイプから選んで追加することが出来ます。
最後に
SharePointのコミュニケーションサイトを利用すると様々な情報を、これまた様々な見せ方で共有できることが分かりました。どのような情報を発信・共有したいのかによって使い分けることで、管理者にとってもユーザーにとっても有用なサイトが出来あがることでしょう。
