SharePoint導入はこんな企業にオススメ！
はじめに
社会のIT化が進む中、業務効率化の一環として、「SharePoint」の導入を考えている企業の方も多いのではないでしょうか。しかし、「SharePoint」の導入を考えていても「本当に私たちの企業に向いているのかな」「プランがあるけど何を選べば良いか分からない」といった不安があると思います。そこで今回は、どんな企業にSharePointは向いているか、そしてMicrosoft 365 Businessのプランの紹介とそれぞれの違いについてご紹介していきます。
SharePointはこんな企業にオススメ！
ここでは、SharePointの導入を検討しているけれど、本当に私たちの企業に向いているのかといった不安の声に対して、こんな企業は導入する価値があるよということを順にご紹介致します。
・業務効率化、生産性の向上を目指している企業
企業として利益の向上を目指す事はもちろんのことですが、その為には既存業務の効率改善、働き方の多様化等の企業価値を高めていくという対応は必須となっています。SharePointは組織内の情報やファイル、データ、ワークフローの管理・共有に長けている為、業務改善に大いに貢献する事が出来ます。例えば、ワークフローの中で複数人から承認を貰わなければならない書類があったとします。この時、承認者が外出していて作業が進まない等の手間が掛かってしまうという経験をした人は多いのではないでしょうか。こんな時、場所・時間関係なく申請や承認が出来るSharePointはとても役に立ち、作業の効率化・働く人のストレスの軽減に繋がります。
・複数の拠点、遠隔地にあるオフィスとの連携を取りたい企業
書類の申請管理やドキュメント共有などを遠く離れたオフィス、複数の拠点で共同作業したい時にもSharePointは容易に共有する事が出来ます。というのも、SharePointはクラウドベースのシステムである為、場所や端末関係なくベストな作業環境を構築することが可能です。
・社内ポータルを円滑に運用したい企業
SharePointでは、お知らせ等の掲示板の掲載やファイルやデータの共有、ポータルサイトとしての機能がとても充実しています。また、社内のシステムにも簡単に連携が可能な為、社内ポータル、チームポータル等も自由に作成することが出来ます。
これらをまとめますと、SharePointを導入することよるメリットは情報共有スペースと企業のコミュニケーションスペースを一つに集約し、作業効率化やコミュニケーションコストの削減を可能とするということです。この点を踏まえて、業務改善していきたい・社内の働き改革を進めていきたいと思っている方に打ってつけなのです。
Microsoft 365 Businessのプランについて
SharePointのメリットを見て、導入してみようと検討している方の中には、Microsoft 365 Businessのプランが分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで次はMicrosoft 365 Businessのプランをご紹介していきます。
※ここでは、Microsoft 365 Businessの全プランの紹介ではなく、プランの中にSharePointが入っているプラン、また社員数が1〜300人未満の企業のご紹介になっております。ご了承下さい。
①Microsoft 365 Business Essentials
※2020年4月22日からMicrosoft 365 Business Basicになります。
◆特徴
・年間契約_料金:￥540(ユーザ/月)
・デスクトップ版のOfficeアプリはなく、Web版とモバイル版のWord、Excel、PowerPointが含まれています。
・独自のメールアドレスを使うことが出来ます。
・OneDrive、Exchange、SharePoint、 Microsoft Teamsのサービスが使用できます。
◆選ぶポイント
・Officeソフトは不要だが、コミュニケーション機能を含めたサービスを使いたいという企業
・Officeサービスをお得に利用したいとお考えの企業
②Microsoft 365 Business Premium
※2020年4月22日からMicrosoft 365 Business Standardになります。
◆特徴
・年間契約_料金:￥1,360(ユーザ/月)
・常に最新のWord、Excel、PowerPoint、Outlook、Access、Publisherを利用でき、新機能を使用することが出来ます。
・OneDrive、Exchange、SharePoint、 Microsoft Teamsのサービスが使用できます。
・Windows PC、Mac、ios、Androidで使用出来ます。
◆選ぶポイント
・チーム作業や組織全体の管理が必須な企業
・Microsoft 365 Businessのアプリやサービスも利用可能にしたいとお考えの企業
まとめ
今回はSharePoint導入の向いている企業の例、Microsoft 365 Businessのプランについてご紹介しました。テレワークが推奨されている今、この情報・ファイルの共有が出来るSharePointの活用方法は沢山あります。しかし、やはりコスト面はその分掛かってしまう為、メリット・デメリットの両方を理解する必要があります。是非この記事を参考にして、SharePointの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
