SharePoint Online 検索機能について

SharePoint Onlineの検索機能

SharePoint Onlineは、従来の検索機能とモダンな検索機能の両方を備えています。ここではモダンな検索機能に焦点を合わせて説明します。

モダンな検索機能

SharePointでのモダン検索の機能とは、Microsoft searchのことです。従来の検索機能との最も顕著な違いは2つあります。

1つは、Microsoft検索ボックスがSharePointの上部のヘッダーバーに配置されていることです。もう1つは、Microsoft検索は個人に合わせた検索機能だということです。1ユーザーに表示される結果は、同じ単語を検索する場合でも他のユーザーに表示されるものとは異なります。

ユーザーが検索ボックスに入力を始める前にMicrosoft 365の以前のアクティビティとトレンドのコンテンツに基づいて結果が表示され、入力した結果が更新されます。検索結果は、管理者として作業することなく簡単に調査することができます。Microsoft searchを使用して必要な情報を検索する方法についてここでは詳しくは紹介しませんので、気になる方は「Microsoft searchのユーザー向けの詳細」を検索し、参考にしてみてください。

目的のコンテンツが見つかったかどうかを確認

コンテンツをクロールして、ユーザーがSharePoint Onlineで検索したときに探しているものを検索するための検索インデックスに追加する必要があります。Microsoft searchでは、従来の検索と同じインデックスを使用してSharePointのコンテンツを検索します。

検索結果を見栄えよく表示する

検索結果を見栄えよく、かつ適切に提示することでよりコンテンツを見つけやすくなります。より詳しく知りたい方は「SharePoint Onlineの検索センターで従来の操作を管理する方法」や「様々な検索webパーツ等を使用してユーザーが探しているものを見つけやすくする方法」を検索し、参考にしてみてください。

関連する検索結果を表示する

当然のことですが、すべての検索結果は、すべてのユーザーにとって常に関係するわけではありません。各々にあった検索設定をしましょう。

検索のしくみ

SharePoint Onlineでの検索機能は非常に高度な仕組みで出来ています。この高度な検索機能の概要は、SharePoint Onlineで検索をカスタマイズする方法とその方法を理解することにとても役立ちます。

リストとライブラリでは、サイト列に各ドキュメントに関する詳細情報が保存されます。検索ではリストとライブラリがクロールされ、サイトの列と値が検索インデックスに追加されます。検索インデックスでは、サイト列は管理プロパティにマップされます。ユーザーが検索ボックスにクエリを入力すると、クエリが検索インデックスに送信されます。検索エンジンは一致する結果を検出し、それらを検索結果ページに送信します。
このようにSharePoint Onlineの検索機能は非常に高度な仕組みで出来ており、その上非常に複雑ですが、その分SharePoint Onlineでの検索機能の可能性は無限大です。しっかりと仕組みを理解し、使いこなすことができれば利用の幅も広がります。

さいごに

SharePoint Onlineの検索機能について少しはご理解いただけましたでしょうか。おそらく本記事を読んだだけでは、SharePoint Onlineには検索機能という仕組みがあり、それについて大まかな仕組みを理解していただけた、程度で止まるかもしれません。実際に私も知らない、分からないことも多い機能です。

それだけSharePoint Onlineの検索機能は高度で複雑ですが、非常に多くの可能性がある機能だということが言えるのではないでしょうか。いわゆるインターネット等で自分の好きなものや興味のあるものをただ検索する、ということとは似ているようでまったく異なる機能です。このSharePoint Onlineの検索機能についてはこれからもっと調べることが多そうです。また、SharePoint Onlineの検索機能を対象としたセミナー等も開催されており、注目度の高さが伺えます。まだあまり広く浸透していませんが、近い将来頻繁に使用することが当たり前の機能になっていることでしょう。