MicroSoft シェアポイントとは
・はじめに
皆さんMicroSoft社のシェアポイント（SharePoint）というサービスを聞いたことはありますか？近年IT技術の革新により様々なサービスが急速に各業界へ浸透しておりますが、今回こちらで紹介させていただくのは、情報共有やファイルの共有サービスとして認知度が上昇してきた、シェアポイントというサービスです。具体的には、シェアポイントについての概要や、他の類似サービスとの違い、メリット・デメリットについて紹介させていただきます。
・シェアポイントについて
MicroSoft社が提供しているサービスは非常に多く、混同することも多いのではないでしょうか。その中で今回紹介するシェアポイントは、実をいうと十数年も前から世に出ているサービスですのです。名前だけなら聞いたことがあるという方もいるでしょう。ここからは、実際にシェアポイントがどのようなサービスなのか、その概要について書かせて頂きます。
冒頭でも紹介したように、シェアポイントとは簡潔にいうと、ファイルや情報の共有サービスです。シェアポイントを利用することで、業務に必要なファイルや、その他の情報を一つのシステムに集約して管理することができます。そうすることで、個人や組織を問わず情報共有がスムーズかつ効率化され業務効率の向上に繋がります。具体的な重要機能については以下で項目ごとに簡単に紹介します。
チームサイト
ポータルを簡単に立ち上げることが可能になるので、掲示板などの情報共有のスペースをチームごとに作成出来るようになります。あらかじめテンプレートも用意されているので初めての方にも簡単です。
ワークフロー
メールでのコミュニケーションでは、煩わしく、管理もしづらいような複雑なワークフローでもシステム上で完結するようになります。
エンタープライズ検索
管理している情報が増えても全文検索でシステム上の情報を容易に見つけることができます。
コンテンツ管理
ライブラリやリストを管理する機能です。
ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書など様々な書類の保管と管理を行うことができる上に、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をシェアポイント上で誰でも簡単に作成することができます。また予定表などの情報もデータベースとして管理・編集することが可能です。
アンケート
だれでも簡単に作成・集計できるアンケート機能を使えば、チームメンバーの声を吸い上げ、反映させることができます。
外部共有
外部のユーザーを招待することで、チームメンバー以外の人ともファイルや、情報の木共有が可能になります。
簡単に主要機能を紹介させていただきましたが、これらの機能により情報の共有や管理が最適化され業務上の無駄な作業や、それに要する時間は大幅に削減されることになるでしょう。
・料金プラン紹介
ここからは、シェアポイントの導入を検討頂いた方へ、シェアポイントの料金プランについて紹介させていただきます。
- SharePoint Onlineプラン１（月額540円）
利用できるアプリケーションはSharePoint／OneDrive - SharePoint Onlineプラン２（月額1,090円）
利用できるアプリケーションはSharePoint／OneDrive - Microsoft 365 Enterprise E3（月額2,180円（半年契約））
利用できるアプリケーションはOutlook／Word／Excel／PowerPoint／OneNote／Publisher/AccessExchange／OneDrive／Skype for Business／SharePoint／Microsoft Teams／Yammer／Delve
プラン1とプラン2の違いは容量ですが、Enterprise E3ですと、シェアポイント以外にも、様々なオフィス製品を利用出来るようになります。とは言うものの、プラン1でも機能としては、前章で紹介したように十分な内容となっておりますので、中小企業での利用に関してはプラン1でも全く問題ありません。
より詳しい内容をお求めの方については、下記に公式HPのURLを貼っておきますので、参考にしてください。
https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/compare-sharepoint-plans
・まとめ
いかがでしたでしょうか、簡単にシェアポイントの紹介をさせていただきました。この時代、多くの企業がITツールを取り入れて業務の効率化を図っておりますが、その一つが今回紹介したシェアポイントです。その魅力が少しでも伝われば幸いです。
シェアポイントを導入すること、情報管理の円滑化やコミュニケーションコストの削減、情報管理ミスの防止など様々なメリットがあります。未だに情報をすべて書類などアナログで管理していることは「時代遅れ」と言わざるを得ません。そういった企業様には業務の効率化のキーとなることでしょう。業務内容を考慮し、最適なシステムを選択できる。こちらの記事がその一助になれれば幸いです。
