SharePointとGoogle Driveの違い

SharePointとは

SharePointとは、Microsoft 365で提供されるサービスの一つで、ファイルの共有・情報の共有を目的とした企業向けナレッジマネジマントツールのことです。

バージョンごとで機能が異なりますが、SharePointで実現可能なことは多いため様々な活用方法があります。具体的な活用シーンとしては、ファイルをアップロード・管理し、そのファイルに接続できるユーザー複数名が同時にそのファイルを操作する場面などが挙げられます。したがって、ミーティングの議事録を複数名で記入することや、通話したりしながら一つの要件書を編集するという「組織(グループ)単位のプロジェクト」をスムーズにすることができます。

SharePointの機能

SharePointでは以下のような機能が備えられています。

チームサイト(ポータルサイト)

部門や部署、プロジェクトごとにポータルサイト作成が可能な機能です。あらかじめテンプレートが複数用意されており、これを活用して情報共有や共同作業を行うことができます。

コンテンツ管理

チーム内のコンテンツ(ライブラリやリスト)を管理する機能です。画像の共有や請求書や予定表などの書類の保管とマネジメント(管理)を行うことができます。
また、アプリを追加することでアンケートフォームなどの機能をSharePoint上で容易に作成することができます。また予定表などチーム内で共有したい情報をDB(データベース)として管理することが可能です。

ワークフロー

メールなどでのやり取りでは頻雑化しやすい業務の流れを、誰でもわかりやすくシステム上で完結できる機能です。

検索機能

ファイルなどだけではなく、システム上にある探したい情報を容易に検索することができる機能です。

ExcelやWordなどとの連携

SharePointでは他のOfficeツールと連携してSharePoint上でそれらの編集や共有などを行うことができ、一体的な業務が可能となっています。
また、スマホやタブレットからもアクセスできるSharePointモバイルアプリもあります。そのため、ユーザーは端末を選ばずにSharePointを活用することが可能です。

Google Driveとは

Google Driveとは、Googleが提供しているクラウドコンピュータサービスです。

Google Driveは2012年4月にサービスが開始されました。Google Driveは、ファイルをGoogleのクラウドストレージへアップロードし、管理できるサービスです。クラウドに大量のフォルダやファイルを保存できるだけではなく、様々なデバイスで編集したり、チーム内のメンバーと共有したりすることも可能です。

Google Driveの特徴

Googleドキュメントアプリケーション

Microsoft Wordのような「Google ドキュメント」や、Microsoft Excelのような「Google スプレッドシート 」、パワーポイントのような「Googleスライド」などが標準で使用でき、様々な機能を持つサードパーティー製アプリも使用できます。インターネットを通じてファイル等をフォルダに保存する形でオンライン上でデータを保存できます。アップロードしたデータは簡単に共有、ダウンロードすることができます。

SharePointとGoogle Driveを比較

SharePointの利点

ファイルのアップロード、同期時間が非常に速いです。これは「Dropbox」や「Google Drive」に比べて格段に速いです。
また、Word、ExcelのOfficeソフトとの互換性があり、ファイルを正確に開けます。Microsoftのクラウドサービスということで、Officeソフトとの連携は完璧です。Google Driveではファイルのレイアウトが崩れることもありますが、Microsoft 365ではその心配はありません。Web版のOfficeも軽くて便利です。

Google Driveの利点

SharePointを使用する際にMicrosoft 365のアカウント登録を終えて、使いはじめるときに少し迷ってしまうかもしれませんが、Google Driveは直感的に使用できます。また、Microsoft特有の用語(表現)の理解が困難でSharePointやExchange、Lyncなど意味が分かりづらく、SharePointとOneDriveの違いも理解しにくいですが、Google Driveは分かりやすいです。さらに無料プランのストレージ容量が15GBと他のサービスより圧倒的に多いです。プランによっては容量無制限があります。

まとめ

初期設定や画面のわかりづらさはありますが、SharePointは慣れると非常に便利なナレッジマネジメントツールです。やはり、アップロード・同期の速さは魅力的です。Google Driveは、使い勝手が良く操作がしやすくてストレージ容量が充実しているのが魅力です。

参考文献:
https://www.onamae-office.com/office365column/oaapp/sharepoint/