Microsoft 365 シェアポイントとは
・はじめに
皆さんMicroSoft社のMicrosoft 365や、シェアポイント（SharePoint）というサービスを聞いたことがありますか？近年IT技術の革新により様々なサービスが急速に各業界へ浸透しておりますが、今回こちらので紹介させていただくのは、情報共有やファイルの共有サービスとして認知度が上昇してきた、シェアポイントやMicrosoft 365というサービスです。両サービスの概要や、主要な機能について簡潔に紹介させていただきたいと思います。
・シェアポイントについて
MicroSoft社が提供しているサービスは非常に多く、混同することも多いのですよね。その中で今回紹介するシェアポイントは、実をいうと十数年も前から世に出ているサービスですので、名前だけなら聞いたことがあるという方は多いはずです。ここからは、実際にシェアポイントがどのようなサービスなのか、その概要について書かせて頂きます。
冒頭でも紹介したように、シェアポイントとは簡潔にいうと、ファイルや情報の共有サービスです。シェアポイントを利用することで、業務に必要なファイルや、その他の情報を一つのシステムに集約して管理することができます。そうすることで、個人や組織を問わず情報共有がスムーズかつ効率化され、業務効率の向上に繋がります。具体的な重要機能については以下で項目ごとに紹介します。
チームサイト
ポータルを簡単に立ち上げることが可能になるので、掲示板などの情報共有のスペースをチームごとに作成出来るようになります。あらかじめテンプレートも用意されているので初めての方にも簡単です。
ワークフロー
メールでのコミュニケーションでは、煩わしく、管理もしづらいような複雑なワークフローでもシステム上で完結するようになります。シェアポイントの中でも特に重要な機能です。この機能を使いこなすことで、業務処理の改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になる等多くのメリットがあります。
エンタープライズ検索
管理している情報が増えても全文検索でシステム上の情報を容易に見つけることができます。
コンテンツ管理
ライブラリやリストを管理する機能です。
ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書など様々な書類の保管と管理を行うことができる上に、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をシェアポイント上で誰でも簡単に作成することができます。また予定表などの情報もデータベースとして管理・編集することが可能です。
アンケート
だれでも簡単に作成・集計できるアンケート機能を使えば、チームメンバーの声を吸い上げ、反映させることができます。
外部共有
外部のユーザーを招待することで、チームメンバー以外の人ともファイルや、情報の共有が可能になります。
簡単に主要機能を紹介させていただきましたが、これらの機能により情報の共有や管理が最適化され業務上の無駄な作業や、それに要する時間は大幅に削減されることになるでしょう。
・Microsoft 365について
ここからは、Microsoft 365についてその概要について紹介させていただきます。シェアポイントと同じくMicrosoft 365はサブスクリプション型のクラウドサービスです。内容については、大きく分けて4種類の便利な機能を有しています。そのうちの一つが先に説明させていただきました「シェアポイント」というわけです。ここからはMicrosoft 365の4機能のうちシェアポイントを除いた3種類の機能について簡単に紹介させていただきます。
Exchange
だれでも簡単にメールを作成したり受信することができる機能です。
Skype
利用したことがある方も多いのではないでしょうか。オンラインのテレビ電話機能です。
Business
WordやExcelといったOffice関連アプリケーション機能です。
Microsoft 365の主要4機能について紹介させていただきましたが、これらの機能により情報の共有や作業が最適化され、時間効率が大幅に向上することが期待できます。
・まとめ
いかがでしたでしょうか、簡単にではありますがMicrosoft 365とそれに属するシェアポイントに焦点を当てて紹介をさせていただきました。この時代、多くの企業がITツールを取り入れて業務の効率化を図っておりますが、その一つが今回紹介したMicrosoft 365、またはシェアポイントです。これらの魅力が伝わると幸いです。
Microsoft 365やシェアポイントを導入することで、情報管理の円滑化やコミュニケーションコストの削減、情報管理ミスの防止など様々なメリットがあります。未だに情報をすべて書類などアナログで管理していることは「時代遅れ」と言わざるを得ません。そういった企業様には業務の効率化のキーとなることでしょう。業務内容を考慮し、最適なシステムを選択できる。こちらの記事がその一助になれれば幸いです。
