SharePointとは

はじめに

読者の皆様はSharePoint(シェアポイント)というサービスをご存知でしょうか。年々IT化が進み、様々な情報を多くの人と共有しなが業務にあたることも多いかと思います。そんなときの役に立つサービスがMicrosoft社が提供しているSharePointになります。本稿はSharePointの概要やプラン、機能を紹介することを目的としています。

Microsoft SharePointとは

SharePointとはMicrosoft社が提供するサービスであり、チームメンバーとファイル、データ、リソースを共有することができます。SharePointを導入することで業務をより円滑に進めることが可能になります。

SharePointはファイルを共有するだけではありません。進捗管理やアンケートフォーム設置など業務の効率化に必要な様々なコンテンツが用意されています。

また他のMicrosoft製品(Word・Excelなど)との結びつきもあります。

SharePointの利用プラン

SharePointは加入しているプランによって使える機能やサービスが違ってきます。SharePoint Online (プラン 2)はSharePoint Online (プラン 1)の上位互換であり、Microsoft 365 E3はSharePoint Online (プラン 2)の上位互換になります。以下は、プランごとの比較表になります。

SharePoint Online (プラン 1)SharePoint Online (プラン 2)Microsoft 365 E3
料金(年間契約)¥540(ユーザー/月相当)¥1090(ユーザー/月相当)¥2170(ユーザー/月相当)
Office アプリケーションなしなしWord・Excel・PowerPoint・Outlook・Publisher・Access
サービスSharePoint・OneDriveSharePoint・OneDriveSharePoint・OneDrive・Exchange・Teams・Yammer・Delve・Skype For Business
ストレージ容量ユーザー 1 人あたり 1 TB の OneDrive ストレージ無制限の個人用クラウド ストレージ法人向けに設計されたメールのホスティングと容量無制限のメールボックス

詳しいプランについては下記にMicrosoft SharePointの公式サイトのURLを記載しておくので、そちらをご確認ください。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans

SharePointの便利な機能

ここからはSharePointを使用することで、どのように効率的に業務を行えるのかを紹介していきます。

ワークフロー機能

SharePointのワークフロー機能はチームで共有している業務の流れをシステムで管理することができます。今までアナログで行っていた連絡・承認などのやりとりもシステム上で行うことができるのできるようになります。

チームサイトの作成

チームサイトを作成すれば、部署やプロジェクトごとに共有フォルダやファイルをまとめることができます。チームサイトを活用して情報を共有することで、より効率的に業務を行うことができます。

またSharePointとTeamsは連携しており、Teams側でチームを作成すると自動的にチームサイトが作成されるのでとても使い勝手が良いです。

検索

SharePointであればサイト内の必要な情報も容易に検索し、見つけることができます。検索方法も「すべて、ファイル、サイト、ニュース」から絞り込むことができ、知りたい情報をより細かく指定することもできます。

自動保存機能

「Word・Excel・PowerPoint」などの保存先をSharePointにすることで、リアルタイムでドキュメントの変更を保存してくれます。もちろん自動保存機能をオフにすることもできるの使いわけることができます。またバージョン履歴から以前の状態を確認することもできるようになります。

まとめ

本稿ではSharePointについて簡単にではありますが概要や機能について紹介してきました。複雑になりがちな業務もSharePointを上手く活用することで、より効率的に進めることが可能になります。

今までアナログで対応していたものをシステム上で管理しようとすると、初めのうちは戸惑うことも多いので、こういったシステムの導入に対して億劫な方もいるかもしれません。しかしSharePointのような共有システムを導入することは業務の効率化につながるので導入することをおススメします。

本稿が皆様のタスク管理の参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございます。

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