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kintone > 機能 > ファイル管理

kintoneを基幹システムとしてフル活用する場合、すべての資料やデータをkintoneアプリ内で保管したくなります。いちいちアプリから出て、ローカル環境で探すのも面倒です。kintone内でもローカル環境のようにファイルを見やすく管理できるようになればkintoneでの業務がもっと便利になります。

【kintoneのファイル管理アプリでできること】

kintoneにはファイル管理専用のアプリがリリースされています。テキストファイルや画像など様々な拡張子データの保存が可能です。ファイル管理アプリでファイルを登録すると、ファイルタイトル、ファイル名、作成者、作成日時が登録されます。kintoneのファイル管理アプリの特徴は以下になります。

(作成者登録)

作成者登録はローカル環境にもない機能です。例えばウィンドウズのエクスプローラーでローカルに置いてあるファイルを見た時はファイル名と更新日時だけ表示されて作成者は出ません。作成者が表示される機能は複数名で利用する場合はとても便利です。ファイル管理でよくある問題として「誰が何のために作成したのか分からないファイル」が存在していることです。ゴミなら捨てるべきですが、誰が作成したのかわからないため、もしかしたら必要なファイルかもしれません。kintoneでは作成者の名前が出るので、ファイルの必要不要が判断しやすいですし、名前が出ることでむやみやたらにおかしなファイルを置かなくなり、ファイル管理がしやすくなります。

(ファイルの中身まで検索)

ファイル管理アプリでキーワード検索ができます。これはファイル名だけでなく、ファイルの中身の文字まで検索できる優れものです。エクスプローラーでもできますが、設定が必要です。kintoneファイル管理アプリの場合はデフォルトで全文検索ができます。

(バージョン管理が可能)

更新日や更新箇所を記録できるので、バージョン管理が可能です。バージョン管理により、どのファイルが最新か、悩まなくて済みます。

【関連するプラグインやサービス】

ファイル管理に関連するアプリがいくつかリリースされています。機能を拡張したいときはぜひこちらを使ってください。

(ファイル管理プラグイン)

kintone上にあるファイルをウィンドウズエクスプローラーのような表示方法で管理するアプリです。大量のファイルを階層分けしたいユーザーにはおすすめのプラグインです。見慣れたファイル構成のUIなので、スムーズにファイル管理ができるはずです。

(月額容量アップ)

kintoneではユーザー1人当たり5GBのディスク容量が提供されていますが、大量のファイルをアップロードしたい場合は5GBを超えてしまう可能性があります。そんな時は追加オプションでディスク容量増設を検討するのも良いかもしれません。月額1000円で10GBのディスク増量が可能です。

(添付ファイル一括書き出し)

kintoneに登録した添付ファイルを一括でダウンロードしたいときに便利なプラグインです。プラグインをインストールした後にファイル管理の一覧画面にてダウンロードしたい添付ファイルを絞り込み、表示される「添付ファイル一括書き出し」ボタンを押せば、選択した添付ファイルを一括でダウンロードできます。

【kintoneで一括管理する仕組みを構築】

kintone上に構築したシステムを基幹システムとして構築している企業の場合はあらゆるファイルをkintone上で行った方が効率的です。参考にしたい資料などを分かりやすく管理しておけば、必要な時に必要なファイルを選び出せます。適切なファイル管理はスムーズな業務を実現します。

●実施の流れ

まずはお客様の状況やご要望をしっかりとお伺いします。すでにシステムを導入しているようであればどのようなものを導入しているか。現在の課題はどのようなもので、どのような対応が最善の解決方法かなどをご案内します。

1.無料でコンサルティング

しっかりとお客様のご要望をお伺いします。kintoneでどのようなことができるかなどもご説明をします。その際に、すでに構築済みのシステムを見て頂いたり、その場で、ご要望に応えることができるようなシステムを簡単に構築します。この場で、お客様に完成のイメージを持って頂きます。この際に、お客様のご要望に応えることができないと判断しましたら無理に開発を勧めることは致しません。お客様にとって必要なシステムになるよう、事前にしっかりとお話を致します。
※当サービスの対応範囲を超える場合は別サービスをご案内するか別途お見積もりを致します。

2.開発

お客様のご要望に従ったシステムの構築を開始します。開発の途中で何度かやり取りをさせて頂き、確認を進めながらイメージとずれることがないよう進めていきます。

3.納品

完成したアプリを確認いただき、問題がなければ完成となり納品をいたします。もし、ご要望と異なるところがあるようでしたらアプリを修正し、再度ご確認を頂きます。

まずは無料でコンサルティングを受けてください

※kintone利用料は1ユーザーごとに月額780円(税別)

お問い合わせ
・申し込み

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株式会社アクロビジョン
Acrovision Inc. 

東京都豊島区東池袋1-35-3
池袋センタービル 8階
Tel: 03-6661-0912
Fax: 03-6661-0913





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