kintoneワークフローの活用

はじめに

働き方においてもテレワーク等の普及、様々な便利なツール等の開発により働きやすい環境になってきました。そんな中で仕事をする上で避けては通れないワークフロー。
クラウドサービスkintoneを利用し、便利にそして効率的なkintoneワークフローをご紹介します。

kintoneとは？

kintoneは、自社の業務に合わせた社内システムを簡単に作成できるクラウドサービスです。チーム内で共有して使え、社員間の繋がりを活性化する社内SNSとしての機能も備え、スピーディーに情報共有が可能です。

ワークフローとは？

業務についての一連のやりとりの流れのこと。会社等の組織の中で行われる業務には誰がどのようにスタートさせ、判断や処理を行い、完了させるのかという流れが存在する。
働き方が多様化する現代社会。ビジネスにおいても便利になった一方で窮屈に感じている人もまだまだ多いのではないでしょうか。仕事を進めていく上で書類を作成し、上司や会社の承認、印鑑をもらうといった過程は避けられません。いくら自分が手早く書類を作成し、提出しても上司が忙しく手が回らないことや他の提出書類が多くなかなか目を通してもらえず対応が遅れるといったケースも少なからずあります。私自身、以前に勤めていた会社がアナログだった為、ワークフローの過程でこういった経験を多くしてきました。

ワークフローの電子化

前述したようにワークフローは仕事を進めていく上で避けては通れません。近年ではIT企業等を中心にワークフローの電子化が進んでいます。ワークフローを電子化することでこれまでにかかっていた業務負担を軽減することができます。業務改善でも削減できないような各種申請業務等の会社組織として必要不可欠な業務をワークフローの電子化によって効率化を図ります。では、ワークフローを電子化しているとしていないではどれほどの違いがあるのでしょうか。
電子化されていない会社で申請業務を行うと書類を印刷して紙文書でのやりとりになります。申請者が作成した書類の原本に承認者が押印しますが承認が下りるまでに間に複数の部署や人の回覧を挟む場合だと書類が申請者本人の手もとに戻ってくるまで書類がどこにあるのか進捗状況が分からない場合があり、また回覧中の書類の紛失のリスクもあります。場合によっては支店から本社に郵送しなければならないというような書類があれば申請から承認までに相当の時間がかかってしまいます。また、急ぎの確認や申請、承認を行いたい場合に申請者本人、もしくは上司等が外出していたり、出張中ということになれば対応に遅れをきたす原因になります。繰り返しますが、ワークフローは仕事をする上では避けては通れません。組織に属している以上は自分勝手な行動もできません。こういった点においてもワークフローの電子化は働き方が多様化する現代で益々重要なツールになってくるでしょう。また、紙文書でのやりとりには書類の訂正や管理が大変といったことや保管場所の確保が難しいといったマイナス点がありますが電子化することによりPC内にフォルダやファイルとして保存できるので、保管場所に困るといったことはないでしょう。またそういった形で保管することにより、検索が容易になり、負担も軽減され業務全体のミスも減り効率的になります。今後益々、導入を検討する企業は増えてくるのではないでしょうか。

kintone ワークフローの特徴

kintone ワークフローの特徴として自社の承認フローに合わせてシステムを自由に設計でき様々な申請業務に活用できるということです。
リッチテキストや日付、チェックボックス、計算等の28個のパーツを組み合わせることができ各々の業務にあった申請フォーマットを作成し、あらゆる業種のあらゆる申請業務の効率化に貢献します。エクセルやメール、FAX等の様々なツールで来る申請をkintoneに集約し一元管理することで申請のフローが可視化され、処理漏れ等がなくなり業務の効率化を図ることができます。そしてスマートフォン等とも連携し、オフィス外や出張中等いつでもどこでも申請、承認業務が行うことができ急ぎの申請にも迅速に対応が可能になり、紙やエクセル等を使った煩雑な申請処理を行わず、ハンコいらず、ワンクリックでの承認ができます。申請情報はデータとして蓄積され、簡単に検索も行えるので二重申請等のミス防止になります。このようにkintoneワークフローを使えばスムーズかつよりスピーディに申請業務等を行うことが可能となり、生産性を高めることができます。また、ペーパーレスによる資源問題にも貢献することができ、企業のコスト削減にも繋がります。

最後に

こういったツールを導入していない企業等はまだまだ多いでしょう。
もしくは使う程ではないと思っている企業もあるでしょう。
しかし今後、働き方はさらに多様化しその中でkintoneワークフローのようなツールはさらに存在感を増していくでしょう。業務の負担を軽減し、効率化を図る。
その先には企業と社員の幸せがあると考えて、まだ導入してない企業等にはぜひ一度導入を検討して頂きたい。私自身kintoneワークフローに関してまだまだ知識も少なく勉強不足の点はありますが、この魅力の多いkintone、そしてkintoneワークフローについて今後、勉強していきます。