kintoneプロセス管理 – kintone(キントーン)開発導入支援

【ペーパーによるプロセス管理の弱点】

アナログ的なペーパーベースのプロセス管理には多くの弱点がありました。第一にペーパーは書き直しができません。基本的にはボールペンで記入する稟議書や請求書は一度間違えたら、再度ゼロから書き直す必要がありました。かなり手間です。また、ペーパーの場合はペーパーを汚してしまったり、紛失してしまったりするリスクが付き物です。情報セキュリティ上、大問題になります。さらに会社に居なければ業務が行えません。さすがに社内資料を外部に持ちだせないため出張などが入った時は一旦滞ってしまいます。プロセス管理は複数名が絡むため1人の業務が遅れると他の人にも支障が出てしまい、業務が大幅に遅れてしまいます。

【プロセス管理は組織マネージメントには欠かせない】

プロセス管理は組織マネージメントをする上で重要です。どの会社にも一般社員がいて、上司がいます。そしてさらにその上司もいます。それぞれに立場があり、それを監督する方がいるからこそ、間違いやミスを事前に防ぐことができます。組織で仕事をする上でプロセス管理は欠かすことができない重要なフローになります。

【プロセス管理で発生する具体的フロー】

具体的にプロセス管理で発生するフローは以下のようなものがあります。

（社員→上司へ承認申請）

社員が上司へ承認を伺うフローは頻繁に発生します。上司は社員からの提出書類を見て承認するか差し戻すかを判断します。

（上司→社員へ差し戻し）

承認申請に対して上司が承認できなかった場合は社員に差し戻します。社員は上司からの差し戻しを見てデータを修正します。

（上司→上司の上司へ）

重要な業務の場合は上司の承認を受けた後、さらに上の者へ承認を伺う場合があります。この場合は社員→上司、上司→上司の上司というフローが発生しますが、上司の上司が差し戻した場合は社員のところまで差し戻される場合もあります。

【kintoneのプロセス管理】

kintoneではこのようなプロセス管理を簡単に実装できます。本来、ゼロからプロセス管理を実装したシステムを構築する場合はアプリケーション側だけでなく、DBのデータメンテナンスも必要になります。社員と上司の関係性をフラグで制御するため、職級が変わるたびにユーザーデータの変更が発生し、その都度SQLを組まなければなりません。ですが、kintoneで開発を行う場合はそんな手間は発生しません。kintoneのプロセス管理の特徴は以下になります。

（登録、編集、承認可能ユーザーの分類）

kintoneのプロセス管理ではステータスごとにアクションできるユーザーを管理できます。そのためアクション権限のないユーザーによる情報操作を防ぐことができます。登録できるユーザー、編集できるユーザー、承認できるユーザーを分けることで情報管理責任の所在が明らかにできます。

（直感的に承認者を設定）

直感的にデータ操作ができるため、ユーザー情報変更が簡単に実現できます。SQLでデータ操作する場合はSQL文を間違えるとデータを誤って変更してしまうリスクがありますが、kintoneの場合はそのようなリスクはありません。直感的にデータ変更が可能です。

（メールで通知される）

プロセスに変更があると関連するユーザーにはメール通知がいきます。これにより、スマートフォンさえあれば外出先でもプロセス状況を把握できます。いちいちアプリを開いて状況を確認する必要がないので、余分な労力を減らすことができます。便利な機能です。

【様々な場面で応用が可能】

kintoneのプロセス管理は多様なシーンで応用できます。フローを必要とする業務はもちろんですが、他にはタスク管理や情報共有の場面でもこのプロセス管理機能は役に立ちます。

（タスク管理）

kintoneのプロセス管理メニューにはプロセスのステータスが分かるようになっています。そのため、1つの案件に対する自分の関わり状況が分かります。未処理だったら処理をしなければいけないし、承認待ちだったら、特にアクションを起こす必要がないなど、案件状況が分かるので、これだけでタスク管理ができます。

（情報の共有）

ワークフローに直接的な権限ない方であっても、チームとしてプロジェクトを進める場合はチーム全体で情報を共有しておいた方が良いことがあります。これはメール通知機能で解決できます。ワークフローに直接関わらない方にも状況を通知できるため、チーム間での齟齬発生のリスクを減らすことができます。

【アプリにプロセス管理機能を付ける】

プロセス管理機能はリリースされているアプリに付けることで機能を最大限発揮してくれます。例えば交通費精算アプリだったら、申請者を社員にしておいて、承認者を事務員さんにしておけば交通費精算ができます。日報アプリだったら、申請者を社員、承認者を上司にしておけば、ウェブ上でスムーズに日報報告ができますし、上司もステータスを承認に変更することで閲覧完了の意志表示ができます。アプリにプロセス管理機能を付けることでkintoneのプロセス管理機能はより実用的になります。