kintoneでExcelの問題点を解消しよう

はじめに

業務でExcelを使用していると、ファイルの容量が大きくて作業に時間がかかったり、強制終了になり作業していた内容が消えてしてしまったり、最新版がどれかわからなくなったり…という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
こういった問題を解決する方法のひとつとして、Excelの代わりにkintoneというクラウドサービスを利用し、脱Excelするという方法があります。そこで今回はkintoneを利用することによって、どのような利点があり、Excelの問題点を解決できるのかをご紹介させていただきます。

kintoneとは

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスです。kintoneでは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成することができます。

kintoneの特徴

業務効率化につながるkintoneの特徴を簡単にご紹介します。

情報を一つにまとめる

Webブラウザ上で全ての仕事をすすめることができるため、メールやExcel、紙の書類などバラバラになりがちな情報を一つにまとめることができます。また、チームで情報を共有できるので、属人化を防ぎ、ノウハウの共有や引継ぎをスムーズにします。

チームの仕事の見える化

チーム内のコミュニケーションと、データ管理を一画面に集約・共有でき、チームの仕事を見える化できます。見える化は、データを見ながらのコミュニケーションや属人化の防止、必要な情報へのアクセスのしやすさに効果を発揮します。

全メンバーが使いやすい環境

メールや電話の代わりに、社外の人とのコミュニケーションの場として利用することができる他、ワークフロー機能やログ管理機能で、仕事の進捗と担当者がすぐにわかります。

働く時間や場所を自由にする

マルチデバイス対応なので、スマホやタブレットなどを使用し、時間と場所を選ばずに仕事ができます。また、不正アクセス・ログインを防止する対策や製品の脆弱性対策により、社外からでも安心・安全に利用できます。

kintoneの機能

次に、kintoneの主な機能についてご紹介します。

アプリ

kintoneにおけるアプリとは、仕事に必要な数だけ追加することができる業務システムです。アプリには、データを蓄積、一覧、検索できるデータベース機能と、各データに対して、指示やアドバイス、コメントを書き込むことができるコミュニケーション機能が備わっています。また、アプリを使用するためにプログラミングなどの特別なスキルは必要なく、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作だけで使用できます。

コミュニケーション機能

kintoneでは、スペースという、プロジェクトやタスクの進行に必要なやり取りを集約することのできる「場」を作成し、コミュニケーションを円滑にすることができます。テーマごとに掲示板機能を作成したり、Wikiのように情報を蓄積することができます。また、スペースに参加するメンバーを選んだり、公開範囲を設定したりすることも可能です。

拡張機能

プラグインによって、JavaScriptやCSSファイルを設定画面から読み込むだけで簡単にカスタマイズできたり、APIやWebhookを利用して外部サービスとデータ連携することもできます。このような拡張機能のサービスが100種類以上あります。また、パッケージ化されているので、ゼロからの開発と比べて開発期間やコストの大幅カットにつながります。

脱Excel

ここまで、kintoneの特徴と機能について述べてきましたが、これらの特徴や機能によってどのように脱Excelにつながっていくのかを説明していきます。

Excelの問題点

まず、Excelの問題点として以下のようなものが挙げられます。
①容量が大きく作業が重い
②強制終了やフリーズ、ファイル破損の可能性がある
③複数のファイルがあり最新版がわからなくなる
④属人化している

Excelファイルのアプリ化

kintoneでは、Excelファイルを読み込むだけで、簡単にアプリ化することができます。アプリ化をすることによって、Webブラウザ上で編集、共有、管理が可能となります。
Webブラウザ上、つまりはクラウド上にExcelのデータがあることにより、問題点の①と②については、クラウド側のリソースを使用するため容量に左右されずに作業が重くなることはなく、強制終了やフリーズなどファイル自体が動かなくなってしまうこともなくなるので解決できます。
また、問題点③については、アプリを一元管理することによって常に最新のデータに大して処理を行える上、変更履歴も確認することができるため、そもそも同一内容のファイルが複数あることがなく、最新版がわからなくなるということもありません。

コミュニケーション機能の効果

問題点④については、kintoneのコミュニケーション機能により、プロジェクトやタスクに関してのデータややりとりは集約・共有されるため、チーム内のだれもが情報を把握しやすく、属人化を防ぐことが可能です。

Excelの代替としての利用

kintoneでは、統一のフォーマットで情報粒度を揃えながら、データの登録ができ、集まったデータは条件を絞り込んで表示を変えたり、集計してグラフ化することも可能なため、Excelで担っていた役割をこなすことも可能です。
また、krewSheetなどのプラグインによって、ExcelのようなUIで操作できるようにすることも可能なため、Excelの使用感のまま、kintoneを利用できます。

まとめ

今回は、kintoneの特徴や機能、脱Excelについて、ご紹介しましたが、kintoneを用いることによってExcelの問題点を解決でき、さらに業務効率化に有用な点が多いことがおわかりいただけたのではないでしょうか。
kintoneは30日間無料で使用することもできるので、まず、お試しいただくのもよいでしょう。