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kintone > 機能 > 文書管理

電子データが発達した現代では電子データ管理の重要性が日増しに大きくなっています。特に文書が記載されている電子データは機密情報等の関係もあり適切な管理が大切です。

【どこに文書ファイルを保存するのか】

文書管理の観点からすると文書ファイルの保存場所は重要です。文書管理の意識が低い方だと、なりふり構わずデスクトップやドキュメントフォルダに保存してしまいます。一方、意識が高い方だとジャンルごとに決まった階層フォルダに保存します。ファイルは保存場所を決めておかないと必要な時に探し出せません。共有パソコンならば、デスクトップに保存したファイルは他の方が勝手に破棄してしまうかもしれません。スムーズに業務をこなすためには文書の保存場所はあらかじめ決めておく必要があります。

【kintoneで使う文書は文書管理アプリに保存】

kintoneには文書管理に役立つアプリがリリースされています。kintoneの業務アプリ(案件管理や日報など)を使うときに文書ファイルを添付する場合も多いはずです。そんな時に一度ローカル環境に戻って文書ファイルを探すのは手間以外の何ものでもありません。文書をkintone内に保存しておけばkintone内でファイルを探し、ファイルを使用できます。kintone内ですべてが完結します。以下は文書管理に活用できるアプリの一例です。

(ファイル管理)

文書や資料、画像などのファイルを共有できるアプリです。アプリ内にファイルを置けば、ユーザーはどこからでもファイルの閲覧・編集ができます。このアプリではキーワード検索機能により、ファイル名だけでなくファイル内の文章まで検索対象にすることができます。PDF文章もそのまま検索することが可能です。また更新者や更新日、更新内容を記録しておけるので、誰が何の目的で更新したかを可視化できますし、バージョンミスも起こりません。

(契約書管理)

契約書に特化した文書管理アプリです。契約書の作成から確認まで行えるアプリです。こちらのアプリも更新者や更新日、更新内容が記録できますので、いつでも最新ファイルを選択することができます。

(タイムスタンプ for kintone)

タイムスタンプ for kintoneは電子帳票にタイムスタンプを付与するアプリになります。シンプルな機能のアプリですが、請求書などの紙データをスキャナーで読み込み、kintoneアプリに登録すると自動的にタイムスタンプが付く仕組みのためタイムスタンプによるバージョン管理ができます。タイムスタンプが付くタイミングはユーザーによって設定可能です。文書の信ぴょう性を確保するためにタイムスタンプ付与後のファイルは編集禁止にすることもできます。

【複数名で使うファイルは特に管理が重要】

自分専用端末であれば自分さえファイルを保存した場所やファイルの最新バージョンを覚えておけばよいのですが、複数名でファイルを共有する場合は厳重な管理ルールを設ける必要があります。しかし、どれだけ厳重に管理しようとも操作ミスによりファイル編集をしてしまうことがあります。人による作業は必ずミスが発生します。人によるミスを防ぐためにもkintoneアプリを使って正確な文書管理をおすすめします。

●実施の流れ

まずはお客様の状況やご要望をしっかりとお伺いします。すでにシステムを導入しているようであればどのようなものを導入しているか。現在の課題はどのようなもので、どのような対応が最善の解決方法かなどをご案内します。

1.無料でコンサルティング

しっかりとお客様のご要望をお伺いします。kintoneでどのようなことができるかなどもご説明をします。その際に、すでに構築済みのシステムを見て頂いたり、その場で、ご要望に応えることができるようなシステムを簡単に構築します。この場で、お客様に完成のイメージを持って頂きます。この際に、お客様のご要望に応えることができないと判断しましたら無理に開発を勧めることは致しません。お客様にとって必要なシステムになるよう、事前にしっかりとお話を致します。
※当サービスの対応範囲を超える場合は別サービスをご案内するか別途お見積もりを致します。

2.開発

お客様のご要望に従ったシステムの構築を開始します。開発の途中で何度かやり取りをさせて頂き、確認を進めながらイメージとずれることがないよう進めていきます。

3.納品

完成したアプリを確認いただき、問題がなければ完成となり納品をいたします。もし、ご要望と異なるところがあるようでしたらアプリを修正し、再度ご確認を頂きます。

まずは無料でコンサルティングを受けてください

※kintone利用料は1ユーザーごとに月額780円(税別)

お問い合わせ
・申し込み

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株式会社アクロビジョン
Acrovision Inc. 

東京都豊島区東池袋1-35-3
池袋センタービル 8階
Tel: 03-6661-0912
Fax: 03-6661-0913





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